home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 040a / robom10a.zip / ROBOMAIL.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-11  |  201KB  |  3,992 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                ┬─┬─────┐                   ┬─┬──┬──┐
  9.                │ │     │                   │ │  │  │
  10.                │ ├───┬─┘ ┌┬──┐ ┬┬─┐  ┌┬──┐ │ │  │  │ ┌┬──┐ ┬┬ ┬┬   (tm)
  11.                │ │   │   ││  │ │├─┴┐ ││  │ │ │  │  │ │├──┤ ││ ││
  12.                ┴─┴   ┴── └┴──┘ ┴┴──┘ └┴──┘ ┴─┴  ┴  ┴ ┴┴  ┴ ┴┴ ┴┴──┘
  13.  
  14.                ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  15.                The Ultimate QWK Mail Management System    Version 1
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                                  User's Guide
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.                      Copyright (c) 1993, Parsons Consulting
  35.                               All Rights Reserved
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.   
  59.  
  60.                             ----------------------
  61.                             DISCLAIMER OF WARRANTY
  62.                             ----------------------
  63.  
  64.      THIS SOFTWARE PROGRAM AND DOCUMENTATION ("ROBOMAIL") IS BEING  OFFERED
  65.      FOR  EVALUATION  PURPOSES  "AS  IS"  AND  WITHOUT  WARRANTIES  AS   TO
  66.      PERFORMANCE OR MERCHANTABILITY.   BY USING ROBOMAIL, YOU ARE EXPRESSLY
  67.      RELEASING DAN PARSONS  FROM ANY LIABILITY  RESULTING FROM  THE USE  OF
  68.      THIS SOFTWARE AND DOCUMENTATION.  THE USER MUST ASSUME THE ENTIRE RISK
  69.      OF USING ROBOMAIL.  BECAUSE OF THE  DIVERSITY OF CONDITIONS,  HARDWARE
  70.      AND OPERATING  ENVIRONMENTS  UNDER  WHICH ROBOMAIL  MAY  BE  USED,  NO
  71.      WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR  PURPOSE IS OFFERED. THE USER  IS
  72.      ADVISED TO TEST AND SUPERVISE ROBOMAIL THOROUGHLY BEFORE RELYING ON IT
  73.  
  74.  
  75.                                -----------------
  76.                                LICENSE AGREEMENT
  77.                                -----------------
  78.  
  79.      1)  RoboMail is being distributed as ShareWare.  This program is not
  80.          free.  You are granted a limited license to evaluate RoboMail for a
  81.          period not to exceed 21 days.  After 21 days, you must either
  82.          pay for and register your copy of RoboMail, or immediately
  83.          discontinue its use and remove it from your computer.
  84.  
  85.      2)  You may keep as many backup copies of RoboMail as you wish, but you
  86.          may not run RoboMail simultaneously on more than one computer.
  87.          Additionally, you are granted the right to share RoboMail with
  88.          others, as long as you distribute the RoboMail archives exactly
  89.          as you received them, with all associated files included.
  90.  
  91.                       REGISTERED USERS MAY NOT DISTRIBUTE
  92.                       THE SEPARATE FILE ROBOMAIL.KEY FILE
  93.  
  94.      3)  Under no circumstances may you charge a fee or receive any other
  95.          form of consideration for distributing the RoboMail files without
  96.          express written consent from the copyright holder, Dan Parsons.
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.      RoboMail is a product of:
  103.  
  104.                     Parsons Consulting             (312) 752-1220  Voice
  105.                     5020 S. Lake Shore Drive       (312) 752-1222  Fax
  106.                     Suite 3301                     (312) 752-1258  BBS
  107.                     Chicago, IL  60615
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.   
  116.  
  117.                        ================================
  118.                         ROBOMAIL 1.0 REGISTRATION FORM
  119.                        ================================
  120.  
  121.  
  122.                       Remit to:  Parsons Consulting
  123.                                  5020 S. Lake Shore Drive
  124.                                  Suite 3301
  125.                                  Chicago, IL  60615-3249
  126.                                  U.S.A.
  127.  
  128.  
  129.        ------------------------------------------------------------------
  130.        | Item                          | Quantity |  Price |    Total   |
  131.        |-------------------------------|----------|--------|------------|
  132.        | RoboMail version 1.0          | ________ | $35.00 | __________ |
  133.        |                               |          |        |            |
  134.        | RoboMail/Robocomm package     | ________ | $65.00 | __________ |
  135.        |                               |          |        |            |
  136.        | Shipping (Outside U.S. only)  | ________ |  $5.00 | __________ |
  137.        |---------------------------------------------------|------------|
  138.        |                                                   |            |
  139.        |   Total amount enclosed                           | __________ |
  140.        ------------------------------------------------------------------
  141.  
  142.        Check desired disk format:    ( ) 5.25"         ( ) 3.5"
  143.                     Disk Density:    ( ) Low Required  ( ) High OK
  144.  
  145.        Payment by:  ( ) Check or money order (U.S. funds only)
  146.                     ( ) MasterCard
  147.                     ( ) Visa
  148.                     ( ) PO # ______________
  149.  
  150.        Card #: ____________________________________  Exp. Date: _________
  151.  
  152.  
  153.    Signature of card holder: ____________________________________________
  154.  
  155.  
  156.        Name:     ________________________________________________________
  157.  
  158.        Company:  ________________________________________________________
  159.  
  160.        Address:  ________________________________________________________
  161.  
  162.                  ________________________________________________________
  163.  
  164.                  ________________________________________________________
  165.  
  166.        Phone:    ________________________________________________________
  167.  
  168.       FLASH:  INSTANT GRATIFICATION REGISTRATION ONLINE AT GROUP ONE BBS!
  169.               Call Group One BBS and register with MasterCard or Visa and
  170.               receive your personalized key file immediately!
  171.                               >>>> 312-752-1258 <<<<
  172.   
  173.  
  174.      TABLE OF CONTENTS
  175.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  176.  
  177.      WHAT IS ROBOMAIL?................................................. 1
  178.      ABOUT SHAREWARE................................................... 3
  179.      TECHNICAL SUPPORT................................................. 4
  180.      SYSTEM REQUIREMENTS............................................... 4
  181.      QUICK START AND TIPS FOR EXPERIENCED USERS........................ 5
  182.      AUTOMATIC INSTALLATION............................................ 6
  183.      MANUAL INSTALLATION............................................... 6
  184.      GETTING STARTED................................................... 6
  185.      KEY CONCEPTS...................................................... 7
  186.           Archive Actions.............................................. 8
  187.           Message Classes.............................................. 8
  188.      ROBOMAIL USER INTERFACE BASICS.................................... 9
  189.           Getting Help................................................. 9
  190.           Using the Keyboard........................................... 9
  191.           Pick Lists.................................................. 10
  192.           Using a Mouse............................................... 10
  193.      CUSTOMIZING YOUR ROBOMAIL INSTALLATION........................... 11
  194.           Configuration............................................... 11
  195.                Directories ........................................... 11
  196.                Utilities ............................................. 11
  197.                Message Settings ...................................... 12
  198.                Auto-Pilot ............................................ 12
  199.                Mail Importing ........................................ 12
  200.                System Settings ....................................... 13
  201.           Mail System Settings........................................ 14
  202.           Conference Settings......................................... 15
  203.                Quick Conference Setup................................. 16
  204.           Customizing Screen Colors................................... 17
  205.      IMPORTING MESSAGE PACKETS........................................ 17
  206.           Interactive Processing...................................... 17
  207.           Command Line Processing..................................... 18
  208.           Automatic Packet Archiving.................................. 18
  209.           Filtering Incoming Mail..................................... 19
  210.           The IMPORT.LOG File......................................... 19
  211.      EXPORTING OUTBOX MESSAGES........................................ 20
  212.           Interactive Processing...................................... 20
  213.           Command Line Processing..................................... 20
  214.           Recalling Exported Replies.................................. 20
  215.      READING AND PROCESSING IMPORTED DATA............................. 21
  216.           News, Welcome and Goodbye Screens........................... 21
  217.           New File Listings........................................... 21
  218.           Bulletins................................................... 22
  219.           Recent Messages............................................. 22
  220.                Finding the First Unread Recent Message................ 23
  221.                Automatic Bookmarks.................................... 23
  222.           Personal Messages........................................... 23
  223.                Messages to ALL in Personal............................ 23
  224.           Snoop Mode.................................................. 24
  225.           OutBox, Archive and Chron Messages.......................... 24
  226.           ANSI Art and Music.......................................... 24
  227.           File Attachments............................................ 24
  228.      ______________________________________________________________________
  229.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page i
  230.  
  231.  
  232.                Using the Attachment Manager........................... 25
  233.           The Quit and Resume Bookmark................................ 26
  234.           Message Processing.......................................... 26
  235.      MESSAGE NAVIGATION............................................... 27
  236.           Assisted Reading Mode....................................... 27
  237.                Overriding Archive Assignment.......................... 29
  238.           Using the Auto-Pilot........................................ 29
  239.           Manual Navigation........................................... 30
  240.                Moving Forward and Back................................ 30
  241.                Finding Unread Messages................................ 30
  242.                Thread Movement........................................ 30
  243.                Moving Between Conferences............................. 31
  244.                Processing Before Moving............................... 31
  245.           Manual Archive Action Assignment............................ 32
  246.           Looking Up Threads in Other Message Classes................. 32
  247.           Viewing the Message Index................................... 33
  248.           Sorting Conference or Folder Messages....................... 34
  249.           Numeric Keypad Navigation Summary........................... 34
  250.           Function Key Command Summary................................ 35
  251.           Tagging Messages and Writing Text Files..................... 35
  252.                Bulk Tagging and Untagging............................. 35
  253.           Printing Messages........................................... 36
  254.      CREATING OUTGOING MESSAGES....................................... 36
  255.           Composing a Message......................................... 36
  256.           Replying to a Message....................................... 37
  257.                Automatic Quoting...................................... 37
  258.           Forwarding Messages......................................... 38
  259.           Addressing Messages......................................... 38
  260.                Accessing the Address Book............................. 40
  261.                Cross-Posting.......................................... 40
  262.                Sending Copies......................................... 40
  263.           Re-Editing an Outgoing Message.............................. 41
  264.                Re-Addressing an Outgoing Message...................... 41
  265.           Re-Sending a Chron Message.................................. 41
  266.           Placing Outgoing Messages on Hold........................... 42
  267.           Discarding Outgoing Messages................................ 42
  268.           Notes on Message Splitting.................................. 42
  269.      USING ROBOMAIL'S EDITOR.......................................... 42
  270.           Navigation Commands......................................... 43
  271.           Text Editing Commands....................................... 43
  272.           Block Management Commands................................... 43
  273.           File Management Commands.................................... 43
  274.           Other Commands.............................................. 44
  275.           Indenting Paragraphs........................................ 44
  276.           Tips on Quoting............................................. 44
  277.           Using Quick-Merge Files..................................... 45
  278.           Setting the Right Margin.................................... 45
  279.           Control Characters in Messages.............................. 45
  280.      USING ROBOMAIL'S SPELL CHECKER................................... 46
  281.           Editing Your Personal Dictionary............................ 47
  282.      USING MESSAGE FOLDERS............................................ 47
  283.           Copying Messages to Folders................................. 47
  284.           Deleting Folders............................................ 47
  285.      _______________________________________________________________________
  286.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page ii
  287.  
  288.  
  289.           Folder Message Management................................... 47
  290.           Replying to Folder Messages................................. 48
  291.      USING ROBOMAIL'S ADDRESS BOOK.................................... 48
  292.      SEARCHING YOUR MESSAGE DATABASE.................................. 48
  293.           Global Searches............................................. 49
  294.           Conference and Folder Searches.............................. 49
  295.           Creating Search Expressions................................. 49
  296.                Wildcard Searches...................................... 49
  297.                Boolean Logic.......................................... 50
  298.      OFFLINE CONFERENCE MANAGEMENT.................................... 51
  299.           Quick Conference Drop....................................... 52
  300.           Setting Pointers............................................ 52
  301.      ALL ABOUT TAGLINES............................................... 52
  302.           Importing and Exporting Tagline Files....................... 52
  303.           Sorting the Tagline File.................................... 53
  304.           Using an External Tagline Manager........................... 53
  305.           Selecting Taglines.......................................... 53
  306.           Conference-Specific Tagline Files........................... 54
  307.           Stealing Taglines........................................... 54
  308.      MAINTAINING YOUR MESSAGE DATABASE................................ 54
  309.           Bulk Marking................................................ 54
  310.           Bulk Processing............................................. 55
  311.           Discarding Aged Out Messages................................ 55
  312.           Packing Your Data Files..................................... 56
  313.           Viewing the Database Status Screen.......................... 57
  314.           Message Management Tips..................................... 57
  315.      RUNNING ROBOMAIL BY COMMAND LINE SWITCHES........................ 58
  316.           Command Line Examples....................................... 59
  317.      THE ROBOMAIL ENVIRONMENT VARIABLE................................ 60
  318.           Environment Variable Examples............................... 61
  319.      PERFORMANCE OPTIMIZATION TIPS.................................... 61
  320.      KEEPING A GOOD BACKUP............................................ 63
  321.      TROUBLE SHOOTING................................................. 63
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.      ________________________________________________________________________
  343.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page iii
  344.  
  345.  
  346.      WHAT IS ROBOMAIL?
  347.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  348.  
  349.      RoboMail is a complete system for managing your offline mail
  350.      activities.  It allows you to read and reply to messages downloaded
  351.      from any BBS using the QWK/REP packet format for mail transfer.  Rather
  352.      than reading one packet at a time, RoboMail maintains a common database
  353.      of messages from all the mail systems that you communicate with,
  354.      offering a fresh, new perspective on your messages that will greatly
  355.      enhance your offline mail productivity and enjoyment.
  356.  
  357.      With RoboMail managing your mail, you build your own customized
  358.      knowledge base by controlling the way messages flow in and out of the
  359.      system.  You can choose to Age, Keep or Discard messages individually,
  360.      or based upon system wide or conference specific defaults.  RoboMail's
  361.      database orientation provides significant benefits over standard mail
  362.      reading systems.  Among these are:
  363.  
  364.          ■   An amazing new "Control Panel" view which gives you an instant
  365.              overview and point-and-shoot access to all the data in your
  366.              system.
  367.  
  368.          ■   A seamlessly integrated system of user-definable folders for
  369.              grouping and holding messages of special interest.  You can
  370.              define an unlimited number of folders and each can contain an
  371.              unlimited number of messages.
  372.  
  373.          ■   You can quickly refer back to your "archives" of messages from
  374.              previous packets and your own previously sent replies when
  375.              reading through your newly imported mail.
  376.  
  377.          ■   You can easily cross-post your replies and forward messages to
  378.              users on other mail systems.
  379.  
  380.          ■   You can keep or age copies of all the outgoing mail you create
  381.              in a separate section called the "Chron File," and re-send any
  382.              message with a single keystroke.
  383.  
  384.          ■   Once your mail for the day has been imported, which can be
  385.              accomplished automatically via command line switches, there's
  386.              no delay as you move between conferences on your various mail
  387.              systems.  RoboMail's automatic bookmarks ensure that you can
  388.              quit and resume your reading sessions at will without fear of
  389.              loosing your place.
  390.  
  391.          ■   Conference listings which can show all conferences, or just
  392.              those containing messages.
  393.  
  394.          ■   Selective archiving and naming of all bulletins and file lists
  395.              received with your mail packets.
  396.  
  397.  
  398.      Other features of RoboMail include:
  399.      ______________________________________________________________________
  400.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 1
  401.  
  402.  
  403.          ■   Unlimited capacity for storing messages.  RoboMail can handle
  404.              an unlimited number of messages in up to 9,999 conferences on
  405.              each of an unlimited number of mail systems.  The amount of
  406.              message data RoboMail can manage is limited only by your
  407.              available disk space.
  408.  
  409.          ■   Extremely fast and efficient database i/o routines.  RoboMail's
  410.              database are highly self maintaining, tracking and recycling
  411.              aged out messages and orphaned space in data files during new
  412.              message importing.
  413.  
  414.          ■   Command line support for unattended data imports, exports and
  415.              maintenance with full logging of activity.
  416.  
  417.          ■   A powerful internal editor, designed with message writing in
  418.              mind.  Unique quoting capabilities are built into the message
  419.              viewer and editor.
  420.  
  421.          ■   A sophisticated internal spelling checker with a customizable,
  422.              unlimited capacity personal dictionary.  The speller can be
  423.              used with both the internal or an external editor.
  424.  
  425.          ■   Internal tagline management, with conference specific tagline
  426.              files, taglines up to sixty characters long, unlimited tagline
  427.              capacity, sorting and a variety of automatic selection methods.
  428.  
  429.          ■   Sophisticated message addressing capabilities, with support for
  430.              cross-posting, forwarding, re-usable distribution lists, a
  431.              variety of carbon copy notations, PostLink and InterNet
  432.              routing, receipt requests, high-ascii stripping.
  433.  
  434.          ■   Full support for external editors, tagline managers, file
  435.              listers and archive viewers.
  436.  
  437.          ■   Integrated address book with a notepad for each entry.
  438.  
  439.          ■   Integrated unlimited-length ASCII file viewing for bulletins
  440.              and informational screens.
  441.  
  442.          ■   Support for Wildcat style file attachments, with a unique
  443.              attachment directory which provides an overview and file
  444.              management functions for all file attachments in your system.
  445.  
  446.          ■   Extremely fast global or conference specific queries with
  447.              support for multiple keywords, wildcards and boolean logic.
  448.  
  449.          ■   A sophisticated, fully mouseable user interface with support
  450.              for VGA interface characters and VGA 50-line mode, or any video
  451.              mode supported by your hardware.  Fully customizable color
  452.              schemes.
  453.  
  454.          ■   DESQview, OS/2 and Windows awareness, supporting RSIS i/o for
  455.              lightning fast screen displays, as well as time-slice yielding
  456.      ______________________________________________________________________
  457.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 2
  458.  
  459.  
  460.              when running in the background under multi-tasking operating
  461.              systems.
  462.  
  463.          ■   Fully cross-referenced context-sensitive online help.
  464.  
  465.          ■   A tutorial system to assist new users in learning to use
  466.              RoboMail.
  467.  
  468.          ■   A filter list for excluding messages from unwanted people.
  469.  
  470.          ■   Built-in ANSI art and music capabilities.  Options for
  471.              automatic and/or non-stop display, high-intensity background
  472.              colors and VGA 50 line mode are supported.
  473.  
  474.          ■   Conference specific settings for tagline files, alias names,
  475.              default archiving behavior, PostLink and InterNet routing,
  476.              auto-ansi display, messages to ALL in personal mail, and
  477.              Fido-Mode.
  478.  
  479.          ■   Mail system specific settings for message archiving defaults,
  480.              message-splitting length, mixed-case subjects, receipt requests
  481.              and attachments, Fido-Mode as well as a unique mail door
  482.              "driver" system that enables easy offline conference management
  483.              for a wide variety of QWK compatible mail doors.
  484.  
  485.  
  486.      ABOUT SHAREWARE
  487.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  488.  
  489.      RoboMail is a fully-functional ShareWare program, available on many
  490.      public-access bulletin board systems throughout the world.  Users are
  491.      encouraged to try the program for up to 21 days to determine if it
  492.      meets their needs.  Users who decide to continue using the program
  493.      after the evaluation period must "register" their copy to receive a key
  494.      file which removes the ShareWare reminder notices from the program.
  495.  
  496.      A tremendous amount of work has gone into the development of RoboMail,
  497.      and we continue to improve and support the program every day.  Please
  498.      do your part to ensure continued development of high quality ShareWare
  499.      by registering your copy of RoboMail as soon as you decide to continue
  500.      using it.  To register, print out and fill in the ORDER.FRM file that
  501.      is distributed with the evaluation version or phone Group One BBS at
  502.      the number shown below for quick, online registration.
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.      ______________________________________________________________________
  514.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 3
  515.  
  516.  
  517.      TECHNICAL SUPPORT
  518.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  519.  
  520.      Technical support is available via electronic mail on Group One BBS.
  521.      Located in Chicago, Illinois U.S.A., this BBS is available 24 hours a
  522.      day with HST/v.32bis compatible modems.  The public access telephone
  523.      number is:
  524.  
  525.                             (312) 752-1258
  526.  
  527.      Technical support inquiries may also be sent via electronic
  528.      mail to:
  529.  
  530.                CompuServe: 72167,3662
  531.  
  532.                Internet:   72167.3662@compuserve.com
  533.  
  534.      User-to-user and hosted support is also available in RoboMail and
  535.      Robocomm conferences on the following national and international mail
  536.      networks:
  537.  
  538.                * ILink         * RoboNet        * PlanoNet
  539.                * Intelec       * Smartnet       * RIME
  540.                * NAnet         * U'NI Net       * WildNet
  541.  
  542.  
  543.      SYSOPS -- A RoboMail support conference is currently forming on
  544.      Fidonet.  For information on picking up this conference, please contact
  545.      Peter Wadsworth on The Coconino County BBS at 1:125/28.  In addition to
  546.      hosting the Fido RoboMail support conference, Coconino County always
  547.      maintains the latest version of RoboMail as requestable files.
  548.  
  549.  
  550.      SYSTEM REQUIREMENTS
  551.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  552.  
  553.          o   A hard disk with at least 1.5 megabytes of disk space free.
  554.  
  555.          o   520K bytes of available conventional memory.
  556.  
  557.          o   Utility programs to handle compression and decompression
  558.              of incoming an outgoing mail packets.  RoboMail supports ZIP,
  559.              ARJ and LZH format mail packets.  By default RoboMail will look
  560.              for PKZIP.EXE, PKUNZIP.EXE, ARJ.EXE and LHA.EXE to handle these
  561.              files.  You don't need all of these programs to run RoboMail,
  562.              just the ones that are needed for the mail packet formats you
  563.              use.
  564.  
  565.          o   Although not strictly required, RoboMail's performance is
  566.              significantly enhanced when running on systems which can provide
  567.              Expanded (EMS) memory for RoboMail's virtual memory manager.  By
  568.              default RoboMail will use up to 1 megabyte of Expanded Memory.
  569.  
  570.      ______________________________________________________________________
  571.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 4
  572.  
  573.  
  574.      QUICK START AND TIPS FOR EXPERIENCED USERS
  575.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  576.  
  577.          If you're an experienced PC user, familiar with other off-line mail
  578.          readers and anxious to dive right in to RoboMail, you can get
  579.          started quickly by simply extracting all the files from the RoboMail
  580.          distribution archives into a sub-directory (usually \ROBOMAIL) of
  581.          your hard disk.
  582.  
  583.          Before starting RoboMail, make sure that you have FILES=30 (or
  584.          more) in your CONFIG.SYS file and that the utilities necessary to
  585.          extract your QWKS and compress your REPS are available in a
  586.          directory on your PATH statement.
  587.  
  588.          If you have a mouse, make sure its driver is loaded.  RoboMail would
  589.          be most pleased if you would provide it with at least 520K of
  590.          conventional memory and 1024K of expanded (EMS) memory.  To speed
  591.          up "swapping" when running outside utilities, try to provide an
  592.          additional 640K of EMS or XMS if possible.
  593.  
  594.          When you start the program for the first time, RoboMail will make
  595.          some necessary data files and ask you to take the new user
  596.          tutorial.  It's a good idea, and should only take about half an
  597.          hour to complete.
  598.  
  599.          If you are using EMSNETX network drivers or QEMM for memory
  600.          management with the "stealth" feature active, you may experience an
  601.          incompatibility with RoboMail's usage of the EMS page frame for
  602.          overlay management.  If RoboMail "hangs" during DOS shells or exits
  603.          abnormally while you are using it, please add the following line to
  604.          the end of your AUTOEXEC.BAT file and re-boot:
  605.  
  606.              SET ROBOMAIL=/OP0
  607.  
  608.          If you will be running RoboMail in Windows, DESQview or OS/2, be
  609.          aware that RoboMail will automatically yield idle time back to the
  610.          operating system when running under these operating systems.  For
  611.          this reason, you may want to set up RoboMail's session settings to
  612.          allow background operation.  This will enable you to do other
  613.          things during lengthy data management operations, without placing a
  614.          drag on the CPU during normal interactive processing.  See the
  615.          enclosed ROBOMAIL.PIF and RM-PIF.DVP files for suggested settings
  616.          for Windows and DESQview.  Windows and OS/2 icons are provided in
  617.          ROBOMAIL.ICO and RMOS2.ICO.
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.      ______________________________________________________________________
  628.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 5
  629.  
  630.  
  631.      AUTOMATIC INSTALLATION
  632.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  633.  
  634.          If you received RoboMail on disk, insert the disk into an available
  635.          floppy drive.  Change to that drive by typing the drive letter
  636.          followed by a colon and run the automatic installation program by
  637.          typing INSTALL.  Follow the instructions that appear on the screen
  638.          to complete the installation procedure.
  639.  
  640.  
  641.      MANUAL INSTALLATION
  642.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  643.  
  644.          If you downloaded RoboMail from a BBS or other online service, you
  645.          should follow the following instructions:
  646.  
  647.         ┌─╖  Verify that your system is set up to provide at least 30 file
  648.         │1║  handles.  To do this, make sure that the FILES= line in the
  649.         ╘═╝  CONFIG.SYS file in the root directory of your boot disk
  650.              specifies a number of 30 or greater.  If you change the value,
  651.              make sure to re-boot so that the new settings will be in effect.
  652.  
  653.         ┌─╖  Create a sub-directory to hold the RoboMail files.  Although it
  654.         │2║  is not required, \ROBOMAIL is the suggested name and will be
  655.         ╘═╝  used in the documentation and help file examples.  To create
  656.              the sub-directory, type MD \ROBOMAIL at the DOS prompt.
  657.  
  658.         ┌─╖  Extract the RoboMail distribution files into the \ROBOMAIL
  659.         │3║  directory.  For example, if the files you downloaded are in
  660.         ╘═╝  the ZIP format and you have the PKUNZIP utility, you would
  661.              type:
  662.  
  663.                  PKUNZIP ROBOM*.ZIP \ROBOMAIL
  664.  
  665.         ┌─╖  Start RoboMail by typing ROBOMAIL at the DOS prompt.  The first
  666.         │4║  time it is run, RoboMail needs to create its data files and
  667.         ╘═╝  some sub-directories to hold incoming and outgoing mail.  After
  668.              this process is complete, you will receive a welcome message
  669.              asking you to begin the tutorial for new users.
  670.  
  671.  
  672.      GETTING STARTED
  673.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  674.  
  675.          RoboMail contains three forms of user documentation.  The User's
  676.          Guide, which you are reading now, is designed to give the user an
  677.          overview of all aspects of the program's operation.  It does not,
  678.          however, delve deeply into the specific operation of every screen
  679.          in the program.  For that type of information, you should make
  680.          liberal use of RoboMail's online, context sensitive help system,
  681.          which is accessible at any time with a press of the [F1] key.
  682.  
  683.          New users should definitely begin with the tutorial, which consists
  684.      ______________________________________________________________________
  685.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 6
  686.  
  687.  
  688.          of a brief text file and demonstration mail packet.  During
  689.          installation, RoboMail will place the TUTORIAL.QWK packet in your
  690.          incoming mail directory, where it will be ready for use during
  691.          the guided tour contained in the TUTORIAL.DOC file.  If you haven't
  692.          done so yet, please make a printout of the tutorial documentation
  693.          and begin following along with it.
  694.  
  695.  
  696.      KEY CONCEPTS
  697.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  698.  
  699.      Before beginning our discussion of the operational "nuts and bolts" of
  700.      using RoboMail, we need to get a little RoboMail-specific vocabulary
  701.      under our belts.  RoboMail is a sophisticated database system tailored
  702.      exclusively to the needs of electronic mail users.  In the current 1.0
  703.      version, the program only manages messages from BBS systems which
  704.      exchange mail via the QWK packet "standard."  RoboMail's base
  705.      architecture is not specific to any one mail standard, however, and the
  706.      system will continue to develop RoboMail so that it can access other
  707.      electronic mail providers and formats in the future.  In this way,
  708.      RoboMail will become an integrating environment for many, if not all,
  709.      of your electronic mail activities.
  710.  
  711.      Think of RoboMail as an interactive "filter" for the constant stream of
  712.      messages moving back and forth between your computer and the BBS mail
  713.      systems that you call.  Some messages that come through contain
  714.      valuable information that you'll want to keep around for a period of
  715.      time, or indefinitely, while others are of little or no value.  By
  716.      setting up default message management parameters for each of the
  717.      conferences on the mail systems you call, you teach RoboMail how to
  718.      deal with the majority messages that pass through your system.  As you
  719.      read and respond to the messages that come in, RoboMail works in the
  720.      background, constantly maintaining a customized, rotating buffer of the
  721.      information you've seen, ready for review at the touch of a key.
  722.  
  723.      Over time, your message database will provide you with an extremely
  724.      valuable resource for reviewing past activity while facilitating your
  725.      participation in your conferences.  To accomplish this, the RoboMail
  726.      message management cycle follows four consecutive steps:
  727.  
  728.          1 - Mail (QWK Packet) Importing
  729.          2 - Reading and Archive Action Assignment
  730.          3 - Processing/Archiving
  731.          4 - Reply (REP Packet) Exporting
  732.  
  733.      RoboMail's databases are highly efficient and self-maintaining.  By
  734.      setting up the majority of your conferences on a rotating cycle where
  735.      old "aged-out" messages are "recycled" during the Mail Importing
  736.      process, your RoboMail data files will settle in at a certain size over
  737.      time.  Routine maintenance of the files is only needed in special
  738.      circumstances which we will discuss later.
  739.  
  740.      Because of its database orientation, RoboMail introduces some concepts
  741.      ______________________________________________________________________
  742.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 7
  743.  
  744.  
  745.      which are unique among QWK mail readers.  The following two sections
  746.      introduce a few of these new concepts.
  747.  
  748.      Archive Actions
  749.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  750.          To help you most effectively cope with the large amount of messages
  751.          which may flow through your message database, RoboMail provides a
  752.          specific framework for message management.  The central concept of
  753.          the message management philosophy is that you must let RoboMail
  754.          know what you want to do with each message you receive.  Usually,
  755.          this will be accomplished by assigning a default "archive action"
  756.          to each message conference you participate in.  However, you are
  757.          free to override the default and assign specific actions on a
  758.          message-by-message basis.
  759.  
  760.          The assigned Archive Actions for each message are displayed on the
  761.          upper right portion of the message viewing screen.  Three options
  762.          are available:
  763.  
  764.              AGE         Messages with the "Age" archive action are kept in
  765.                          the system until the message date plus number of
  766.                          age days assigned to the message is earlier than
  767.                          the current system date.  Once a message has "aged
  768.                          out" it becomes a candidate for recycling during
  769.                          the new mail importing process.  By default,
  770.                          RoboMail will assign "Age 7 days" status to all
  771.                          conferences.
  772.  
  773.              KEEP        Messages with the "Keep" archive action remain in
  774.                          your RoboMail database indefinitely.  They will not
  775.                          be removed unless you specifically tell RoboMail
  776.                          that you want to get rid of them.
  777.  
  778.              DISCARD     Messages with the "Discard" message class are
  779.                          permanently destroyed when the conference they are
  780.                          in is processed.  The space they occupied in
  781.                          RoboMail's databases is marked for recycling.
  782.  
  783.  
  784.      Message Classes
  785.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  786.          RoboMail automatically organizes all the messages in its database
  787.          into "Message Classes." The classes correspond to the columns in
  788.          the system window of RoboMail's main screen, called the "Control
  789.          Panel," which shows the number of messages in each class for each
  790.          of your mail systems.
  791.  
  792.              RECENT      Messages that have not yet been read, or that have
  793.                          been read, but not yet "processed" into other
  794.                          message classes.  The is the first stop for
  795.                          messages after being imported from an incoming mail
  796.                          packet.  The messages in the "Personal" column of
  797.                          the control panel are a sub-set of Recent messages.
  798.      ______________________________________________________________________
  799.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 8
  800.  
  801.  
  802.              ARCHIVE     Messages that have been marked with "Keep" or "Age"
  803.                          status and processed out of the Recent message
  804.                          class.  Messages marked with the "Age" archive
  805.                          action will display the number of days beyond the
  806.                          message date that they are to be protected.  After
  807.                          "aging out," a messages may be recycled by RoboMail
  808.                          whenever a new message record is needed.
  809.  
  810.              OUTBOX      Messages you have created which have not yet been
  811.                          exported to the format needed for upload to the
  812.                          BBS.
  813.  
  814.              CHRON       A "chronological" record of old outbox messages
  815.                          that have previously been exported for upload to
  816.                          the BBS.  Only outgoing messages which were saved
  817.                          with the "Copy to Chron" option turned on will be
  818.                          copied to the CHRON file during export.
  819.  
  820.              FOLDERS     Contain messages which you want to categorize and
  821.                          keep for future reference.  Any message displayed
  822.                          by RoboMail can be copied into one or more folders.
  823.  
  824.  
  825.      ROBOMAIL USER INTERFACE BASICS
  826.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  827.  
  828.      Getting Help
  829.      ~~~~~~~~~~~~
  830.          RoboMail offers context-sensitive online help throughout the
  831.          program.  Simply press [F1] whenever you require further
  832.          explanation about the available options or command keys and the
  833.          online help system will provide details.  For help on using the
  834.          help system, press [F1] again while a help screen is displayed.
  835.  
  836.          The help system also contains a full index of all available topics.
  837.          To see this index, press [F1] while the main "control panel" screen
  838.          is displayed and select "Help Index" from the related topics list
  839.          on the right hand side of the screen.
  840.  
  841.          RoboMail also offers "Hint Lines" which appear at the bottom of the
  842.          screen to remind you of the most common commands that are
  843.          available.  When you are in the internal editor a large set of
  844.          hints at the bottom of the screen can be toggled on and off with
  845.          the [Alt-H] key.
  846.  
  847.  
  848.      Using the Keyboard
  849.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  850.          RoboMail's keyboard interface is consistent throughout the many
  851.          screens you will encounter while using the program.  When data
  852.          entry screens are displayed, use the following keys to fill in the
  853.          required form:
  854.  
  855.      ______________________________________________________________________
  856.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 9
  857.  
  858.  
  859.              Key              Purpose
  860.              ───────────────  ─────────────────────────────────
  861.              F1               Context Sensitive Help
  862.              [Down] / [Up]    Move to next / previous item
  863.              SpaceBar         Push, Check, or Select item
  864.              Tab / Sh-Tab     Next / previous data element
  865.              <─┘              Go to next element or push button
  866.              Ctrl <─┘         Accept/Save data and continue
  867.              Esc              Abort data entry and back up
  868.  
  869.  
  870.              Keys
  871.              For Text Fields  Purpose
  872.              ───────────────  ─────────────────────────────────
  873.              Ins              Toggle INSert status
  874.              Del              Delete character on cursor
  875.              BackSpace        Delete character to the left
  876.              Ctrl-BackSpace   Delete word left
  877.              Ctrl-Y           Delete to end of field
  878.              Home / End       Beginning / End of field
  879.              Ctrl <-/->       Previous / Next Word
  880.              F10              Display pick-list (if available)
  881.  
  882.              ╔═════╗
  883.              ║ TIP ╟───────────────────────────────────────────┐
  884.              ╚═══╤═╝ Use [Ctrl <─┘] as a shortcut to save and  │
  885.                  │   continue on all data entry screens.       │
  886.                  └─────────────────────────────────────────────┘
  887.  
  888.  
  889.      Pick Lists
  890.      ~~~~~~~~~~
  891.          Many data entry fields in RoboMail have pop-up pick lists
  892.          available.  To see them, press [F10] while the cursor is positioned
  893.          within the field.  For example, when you are addressing a message,
  894.          you can press [F10] for a pick list at the BBS, CONFERENCE and
  895.          TAGLINE prompts.  You can also get a pick list of appropriate files
  896.          at any prompt that asks for a file name.  Just press [F10] for a
  897.          pop-up directory.
  898.  
  899.  
  900.      Using a Mouse
  901.      ~~~~~~~~~~~~~
  902.          RoboMail has full support for your mouse.  Make sure that the
  903.          appropriate MS-Mouse compatible driver is loaded before you start
  904.          RoboMail and a mouse cursor will appear whenever there are options
  905.          which can be selected by the mouse.  Use the left mouse button to
  906.          make selections and the right mouse button to duplicate the
  907.          function of the [ESCape] key, which will back up to preveious
  908.          levels of the user interface.
  909.  
  910.  
  911.  
  912.      _______________________________________________________________________
  913.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 10
  914.  
  915.  
  916.      CUSTOMIZING YOUR ROBOMAIL INSTALLATION
  917.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  918.  
  919.      All of RoboMail's user-customizable configuration settings can be
  920.      accessed via the [F2] key.  Simply press [F2] from the main "Control
  921.      Panel" screen or while viewing or editing any message for a menu of
  922.      available configuration options.
  923.  
  924.  
  925.      Configuration
  926.      ~~~~~~~~~~~~~
  927.          Select "RoboMail Settings" from the [F2] pop-up menu to access
  928.          RoboMail's main configuration system.  All of the settings in this
  929.          section are grouped on six different screens.  Use your mouse or
  930.          the [PgUp], [PgDn] and arrow keys to position the cursor items you
  931.          wish to change.  When you are satisfied with your changes, select
  932.          the "Save" button or press the [Ctrl-Enter] shortcut key.
  933.  
  934.          The following is a summary of the options available on these
  935.          screens.  See the online help (Press [F1] to access it) for
  936.          detailed explanations of each item.
  937.  
  938.          Directories (1)
  939.          ~~~~~~~~~~~~~~~
  940.              On this screen, RoboMail allows you to specify the:
  941.  
  942.                  o   Location of incoming mail packets
  943.                  o   Location of outgoing reply packets
  944.                  o   Location for storing file attachments
  945.                  o   Archive extraction work directory
  946.  
  947.          Utilities (2)
  948.          ~~~~~~~~~~~~~
  949.              ARCHIVE MANIPULATION -- The only third party utilities required
  950.              by RoboMail are used for extracting and creating compressed
  951.              archive files.  When processing incoming mail, RoboMail will
  952.              automatically detect the archive method used by your mail
  953.              systems and call the appropriate utility.  The currently
  954.              supported archiving methods are ZIP, ARJ and LZH.  RoboMail's
  955.              default settings for the most popular versions of these
  956.              utilities will work without modification in the vast majority
  957.              of cases.  The default utilities and configuration settings are:
  958.  
  959.                  Create ZIP:     PKZIP %T @%S
  960.                  Extract ZIP:    PKUNZIP -o %S %T
  961.  
  962.                  Create ARJ:     ARJ a %T !%S
  963.                  Extract ARJ:    ARJ e -y %S %T
  964.  
  965.                  Create LZH:     LHA a %T @%S
  966.                  Extract LZH:    LHA x -m %S %T
  967.  
  968.              At runtime, RoboMail will translate "%T" to the name of the
  969.      _______________________________________________________________________
  970.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 11
  971.  
  972.  
  973.              "T"arget file being created and "%S" to the name of the
  974.              "S"ource file list of files to be included in the archive.
  975.              Please note that RoboMail uses a target file list method when
  976.              creating archives.  For this reason, the utilities you use must
  977.              be able to select the files to include in the new archive via a
  978.              file list.
  979.  
  980.              By default, RoboMail will free up 256K of memory for use by the
  981.              archiving utilities.  If you need to modify this, use the
  982.              "Archive Create/Extract RAM" setting on the Utilities
  983.              configuration screen.
  984.  
  985.              FILE VIEWERS -- Use RoboMail's internal text file viewer, or
  986.              specify an external utility (and the memory it requires). Also,
  987.              specify the archive viewing utility to be used when examining
  988.              attached files in the attachment manager.
  989.  
  990.          Message Settings (3)
  991.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  992.              MESSAGE EDITOR -- Use RoboMail's internal editor or set up your
  993.              own editor for creating and replying to messages.  This section
  994.              also allows you to use RoboMail's internal spell checker when
  995.              returning from your external editor.
  996.  
  997.              MESSAGE HEADER STYLE -- Select the order the "To" and "From"
  998.              fields appear in message headers.
  999.  
  1000.              QUOTING STYLE -- Determines the method RoboMail will use for
  1001.              formatting the text you are replying to in your outgoing
  1002.              message.
  1003.  
  1004.              TAGLINES -- Specify the system default tagline file as well as
  1005.              the method RoboMail will use when selecting taglines for you.
  1006.  
  1007.          Auto-Pilot & Sounds (4)
  1008.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1009.              AUTO-PILOT -- RoboMail's Auto-Pilot provides a quick way for
  1010.              experienced users to read and process their recent mail.  These
  1011.              settings allow you to specify the navigation and message
  1012.              archiving actions that will be executed whenever you press the
  1013.              [.] (period key) while reading messages.
  1014.  
  1015.              PERSONAL MESSAGE BEEP -- This option allows you to control the
  1016.              behavior of RoboMail's audible alarm when a message addressed
  1017.              to you is displayed.
  1018.  
  1019.              SOUNDS - Provides a quick way for you to limit all the sounds
  1020.              that are produced by RoboMail during normal operation.
  1021.  
  1022.          Mail Importing (5)
  1023.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1024.              NEW FILE LISTS -- This option controls the way RoboMail
  1025.              archives the available file lists received with your incoming
  1026.      _______________________________________________________________________
  1027.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 12
  1028.  
  1029.  
  1030.              mail packets.
  1031.  
  1032.              NUMBER OF PREVIOUSLY IMPORTED QWK FILES TO ARCHIVE -- Use this
  1033.              option to specify the number of mail packets that RoboMail will
  1034.              keep on your disk after they have been imported into your
  1035.              database.  Archived mail packets are kept in your configured
  1036.              incoming mail directory.  They are numbered up to the level you
  1037.              specify in this option and the first letter of their file
  1038.              extension is replaced with a "!" character.
  1039.  
  1040.              DEFAULT AGE DAYS FOR NEW SYSTEMS -- Use this option to specify
  1041.              the number of "Age Days" that will be assigned to a new system
  1042.              when it is first imported into RoboMail.  RoboMail will assign
  1043.              this default number to new mail system records as they are
  1044.              created.  You will have an opportunity to modify the value for
  1045.              the individual systems before the value is assigned to all the
  1046.              conference records for the new system.
  1047.  
  1048.          System Settings (6)
  1049.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1050.              SET VGA 50-LINE MODE AT START-UP -- Select this option if you
  1051.              have a VGA compatible video system and you want have RoboMail
  1052.              set the video mode to 50 lines when first displaying the
  1053.              control panel screen.  Note that you must exit and re-start
  1054.              RoboMail for changes to this setting to take effect.
  1055.  
  1056.              USE VGA INTERFACE -- If you are running in 25-Line mode and
  1057.              you'd like RoboMail to modify the VGA character set to display
  1058.              fancy radio buttons and check boxes, select this option. Note
  1059.              that this option will be automatically disabled if you
  1060.              subsequently start RoboMail in OS/2, Windows or DesqView.
  1061.  
  1062.              ENABLE EXPLODING WINDOWS -- Res ipsa loquitur.
  1063.  
  1064.              DO DBV CLEAN-UP IN THE BACKGROUND --  To speed up operations in
  1065.              interactive reading mode, RoboMail has the ability to do some
  1066.              of its needed "house keeping" in the background.  This option
  1067.              is enabled by default.  De-select this option if you would like
  1068.              to disable this feature.  You can tell when RoboMail is doing
  1069.              its background processing by looking for a cute little happy
  1070.              face character in the upper right corner of the screen.
  1071.  
  1072.              ASK ABOUT OUTBOX EXPORT WHEN EXITING ROBOMAIL -- Select this
  1073.              check box if you want RoboMail to prompt you to export OutBox
  1074.              messages when you quit the program with active messages in your
  1075.              OutBox.
  1076.  
  1077.              MOUSE OPTIONS -- Are controlled with the mouse settings box.
  1078.              Leftys can use this option to swap their function of their
  1079.              mouse buttons.  You can also use this option to completely
  1080.              disable all mouse operations if you prefer.
  1081.  
  1082.              PROGRAM SWAPPER -- These options are used to control the types
  1083.      _______________________________________________________________________
  1084.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 13
  1085.  
  1086.  
  1087.              of memory and disk subdirectory that RoboMail will use when
  1088.              swapping itself out of memory to launch other programs.  If you
  1089.              are experiencing problems when RoboMail is shelling to DOS or
  1090.              when running other programs, try disabling one or both of the
  1091.              EMS and XMS options.  Also, make sure that the directory
  1092.              specified for swap files exists on your hard disk.
  1093.  
  1094.  
  1095.      Mail System Settings
  1096.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1097.          Each mail system that you read mail from has its own settings
  1098.          screen in RoboMail.  To access the screen, highlight the system ID
  1099.          on the control panel screen and press [Enter], or select the
  1100.          "System Settings" options from the [F2] configuration pop-up menu.
  1101.  
  1102.          The mail door configuration settings control offline conference
  1103.          configuration requests.  If an imported mail packet contains a
  1104.          complete DOOR.ID file, RoboMail will be able to fill in many of
  1105.          the options on this screen automatically.  If not, you will need to
  1106.          fill them in or press the "Driver" button to pick the correct mail
  1107.          door configuration driver for the system.
  1108.  
  1109.          The YOUR NAME, SYSOP NAME, LOCATION and PHONE NUMBER fields on this
  1110.          screen are extracted from the incoming mail packets and are not
  1111.          editable.
  1112.  
  1113.          The DOOR, VERSION, and SYSTEM fields are informational only and
  1114.          serve no functional use in RoboMail.  The CONTROL NAME field should
  1115.          be filled in with the name to which offline configuration messages
  1116.          should be addressed.  The ADD, DROP and RESET fields should be
  1117.          filled in with the correct keywords for selecting, abandoning and
  1118.          resetting conferences.
  1119.  
  1120.          The CONFIG SUBJECT field should only be filled in if the mail
  1121.          service supports multiple configuration requests in a single
  1122.          message.  The information you enter in this field will be used as
  1123.          the message subject when making a multi-part offline configuration
  1124.          request.
  1125.  
  1126.          Check the MIXED CASE SUBJECTS ALLOWED box if you want RoboMail to
  1127.          allow mixed case message subjects in outgoing messages to this BBS.
  1128.  
  1129.          Check the FORCE HIGH ASCII STRIP (FIDO MODE) box to set the default
  1130.          option for individual conferences on this mail system.  If this BBS
  1131.          requires that all messages contain low order ASCII characters only,
  1132.          you should activate this option.
  1133.  
  1134.          The SPLIT REPLIES AT XXX LINES options allow you to control the way
  1135.          RoboMail handles long outgoing messages to this mail system.  If
  1136.          you enable this ability, long OutBox messages will be split into
  1137.          multiple parts during the export process.  Many BBS systems limit
  1138.          the allowable length of posted messages, so you should make sure
  1139.          that this option matches the requirements of the mail system.
  1140.      _______________________________________________________________________
  1141.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 14
  1142.  
  1143.  
  1144.          The CONF DEFAULT radio buttons control the default archive option
  1145.          that will be assigned to all conferences on the mail system as they
  1146.          are scanned into RoboMail.  The default is to Age messages 7 days
  1147.          before recycling.  You should adjust the age days option to suit
  1148.          your needs.  Make sure you are certain if you decide to assign
  1149.          "Keep" status as the default.  You'll be surprised how quickly
  1150.          large databases of messages can accumulate.
  1151.  
  1152.          The CHRON ACTION radio buttons control the action that will be
  1153.          assigned to outgoing messages that have "Copy to Chron" status as
  1154.          they are added to your chron file.  The default is to Age your
  1155.          outgoing messages for 7 days in the chron before they are available
  1156.          for recycling.  Set the age option to the length of time you want
  1157.          to maintain your messages in the chron.
  1158.  
  1159.          The RECEIPTS radio button indicates the type of "Receipt Request"
  1160.          notifications that are available on the BBS.  RoboMail will
  1161.          automatically detect and allow receipt requests in conferences
  1162.          which are using the PostLink networking system.  If the mail system
  1163.          also allows local receipt requests using the RRR prefix in the
  1164.          message subject, select the appropriate radio button to indicate
  1165.          this capability to RoboMail.
  1166.  
  1167.          If Wildcat/Tomcat style file attachments are allowed on the mail
  1168.          service, then select the TOMCAT STYLE radio button to inform
  1169.          RoboMail of this capability.
  1170.  
  1171.  
  1172.      Conference Settings
  1173.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1174.          This setup screen allows you to set all options that are specific
  1175.          to the individual conferences on the mail systems you call.  You
  1176.          can access it in a variety of ways:
  1177.  
  1178.              ■   By pressing [F2] while reading messages and selecting the
  1179.                  "Conference Settings" menu item.
  1180.  
  1181.              ■   By highlighting a conference in any conference
  1182.                  listing and pressing [F2].
  1183.  
  1184.              ■   By highlighting a conference on the [F8] Conference
  1185.                  Management screen and pressing  [F2].
  1186.  
  1187.          Use the ALTERNATE TAGLINE FILE field to specify the name of a
  1188.          special tagline file that you want to use for taglines when
  1189.          creating mail in this conference.  This field is optional.
  1190.  
  1191.          If you use an alias name in the conference, enter the name in the
  1192.          YOUR ALIAS IN THIS CONFERENCE field.  If this field is filled in,
  1193.          RoboMail will default to the alias name whenever you Reply or
  1194.          Compose messages in this conference.  This field is optional.
  1195.  
  1196.          The AUTOMATIC ROUTING check box controls Robomail's behavior when
  1197.      _______________________________________________________________________
  1198.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 15
  1199.  
  1200.  
  1201.          sending private mail in PostLink managed echo mail conferences.
  1202.          With this option selected, RoboMail will automatically attempt to
  1203.          route any message sent with Private security.
  1204.  
  1205.          Selecting the INTERNET CONFERENCE check box will cause RoboMail to
  1206.          scan messages you reply to for the internet mail address of the
  1207.          sender.  When you address the message, the internet address of the
  1208.          sender will appear in the routing address field.  Note that this
  1209.          does not automatically force or set routing.  You must still select
  1210.          the "Route To" check box on the message addressing dialog box for
  1211.          Internet "To:" style routing.
  1212.  
  1213.          Selecting the MESSAGES TO ALL IN PERSONAL check box will add all
  1214.          conference messages addressed to ALL to the mail system's Personal
  1215.          column on the control panel.  Note that this occurs only during
  1216.          message importing, so checking this box will not retroactively
  1217.          assign personal status to messages which have already been
  1218.          imported.
  1219.  
  1220.          The COPY REPLIES TO CHRON FILE check box controls the default
  1221.          status of the "Copy to Chron" option on the message addressing
  1222.          screen.  If you would like your outgoing messages copied into the
  1223.          Chron File during export, then you should make sure that this
  1224.          option is selected.  Note that you always have the option of
  1225.          controlling this behavior individually for each outgoing message.
  1226.  
  1227.          Select DISPLAY ANSI AUTOMATICALLY if you would like messages in
  1228.          this conference which start with the [ANSIART] or [ANSI50] markers
  1229.          to be displayed automatically.
  1230.  
  1231.          Select PLAY ANSI MUSIC if you would like any ANSI music contained
  1232.          in displayed ANSI messages to be played.  Please note that the
  1233.          sound settings on the "Pilot & Sound Setup" configuration screen
  1234.          must also be turned on for music to be played.
  1235.  
  1236.          The DEFAULT ACTION radio buttons control the default "Archive
  1237.          Action" that will be assigned to recent messages in this conference
  1238.          whenever you press one of the action assigning keys on the message
  1239.          view screen.  Select Age, Keep, or Discard to have a default action
  1240.          assigned or None if you want to explicitly set the archiving action
  1241.          for every recent message imported into this conference.
  1242.  
  1243.          Quick Conference Setup
  1244.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1245.              Whenever RoboMail is displaying a pop-up listing of
  1246.              conferences, you can make very quick adjustments to the various
  1247.              conferences' default archiving action and age days.  To do this,
  1248.              highlight the conference you would like to change and press any
  1249.              of the following keys:
  1250.  
  1251.                  [Alt-A]     Set default archive action to "Age"
  1252.                  [Alt-K]     Set default archive action to "Keep"
  1253.                  [Alt-D]     Set default archive action to "Discard"
  1254.      _______________________________________________________________________
  1255.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 16
  1256.  
  1257.  
  1258.                  [F9]        Decrease the conference's Age Days by 1 day
  1259.                  [F10]       Increase the conference's Age Days by 1 day
  1260.  
  1261.  
  1262.      Customizing Screen Colors
  1263.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1264.          Press [F2] at the control panel screen and select "Screen Display
  1265.          Colors" to access the color definition screen.  You can use this
  1266.          screen to control the screen color scheme used by RoboMail.  To do
  1267.          this, use the [+] and [-] keys or mouse to select the color that
  1268.          you would like to change (indicated between the ">" and "<"
  1269.          characters on the screen) and use the arrow keys or mouse to move
  1270.          the small color selection box so that it surrounds the color that
  1271.          you would like to set.  When the desired color is selected, press
  1272.          [Enter] to confirm the color selection.
  1273.  
  1274.          On color systems, you can toggle between blinking foreground and
  1275.          high intensity backgrounds by pressing [Alt-B].
  1276.  
  1277.          If you decide that you don't like the changes you have made, use
  1278.          [Alt-D] to set the colors back to RoboMail's defaults for your
  1279.          monitor type.
  1280.  
  1281.          Use [Alt-S] to save your color selections so they will be loaded
  1282.          each time you start RoboMail.  The color definitions are stored in
  1283.          a file named ROBOMAIL.CLR in the RoboMail home directory.
  1284.  
  1285.          If you made changes to the color scheme that you don't like, press
  1286.          [Esc] and the colors that were active before you entered the color
  1287.          definition screen will be restored.
  1288.  
  1289.  
  1290.      IMPORTING MESSAGE PACKETS
  1291.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  1292.  
  1293.      RoboMail stores all of your mail in its own format, so the mail packets
  1294.      you download from a BBS or other mail system are useful only as a
  1295.      convenient means to transport the mail files.  To make mail importing as
  1296.      simple as possible, you should configure your communications program to
  1297.      place downloaded mail packets into the directory you have specified in
  1298.      the "Location of Incoming Mail Packets"  configuration option on
  1299.      RoboMail "Directories" configuration screen.
  1300.  
  1301.      Interactive Processing
  1302.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1303.          To import individual mail packets into RoboMail's message
  1304.          database system, highlight a mail packet in the "Incoming Mail"
  1305.          window on RoboMail's main control panel screen and press
  1306.          [Enter].  RoboMail will extract the compressed files from the
  1307.          packet and read them into its database.  If the mail packet you
  1308.          selected is from a mail system that RoboMail has not
  1309.          encountered before, you will be prompted to fill in the default
  1310.          values for the new mail system.  These system default values will
  1311.      _______________________________________________________________________
  1312.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 17
  1313.  
  1314.  
  1315.          be used when the individual conference records for the system are
  1316.          created.  See the online help system for specific information on
  1317.          the options available on this screen.
  1318.  
  1319.          To import multiple packets in one step, use the space bar to "tag"
  1320.          the mail packets you want to import, then highlight one of the
  1321.          tagged systems and press [Enter].
  1322.  
  1323.  
  1324.      Command Line Processing
  1325.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1326.          To import all the mail packets in your incoming mail directory
  1327.          automatically, start RoboMail like this:
  1328.  
  1329.              ROBOMAIL /I
  1330.  
  1331.          Using this command, however, assumes that you will be on hand to
  1332.          monitor the mail importing process.  If this is not the case and
  1333.          you want to be sure that RoboMail will not stop for user input
  1334.          under any circumstances, start RoboMail like this:
  1335.  
  1336.              ROBOMAIL /I /Q
  1337.  
  1338.          The "/Q" switch tells RoboMail that it should Quit to DOS after
  1339.          completing requested processing.
  1340.  
  1341.          If there are multiple packets in your incoming mail directory, and
  1342.          you only want to import one specific packet, place the name of the
  1343.          packet after the "/I" switch. for example, to import a specific
  1344.          mail packet from Grope One BBS in unattended mode, logging the
  1345.          results to a ROBOMAIL.LOG file, you would use the command:
  1346.  
  1347.              ROBOMAIL /iGROUPONE.QWK /q /l
  1348.  
  1349.  
  1350.      Automatic Packet Archiving
  1351.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1352.          By default, RoboMail will automatically keep a copy of the most
  1353.          recently imported mail packet from a system in your incoming mail
  1354.          directory.  It does this by changing the "Q" in the packet name
  1355.          extension to a "!" character.  Since RoboMail's "Incoming Mail"
  1356.          window only displays files that have an extension beginning with
  1357.          "Q", these archived mail packets will not be shown in the window.
  1358.          If you decide that you need to re-import a mail packet that has
  1359.          been archived, simply change the name so that it starts with a "Q"
  1360.          and import it normally.
  1361.  
  1362.          The "." entry in the Incoming Mail window can be used to refresh
  1363.          the display of the current directory.  Use this option whenever
  1364.          displayed the Incoming Mail directory gets out of sync with the
  1365.          actual contents of the directory.  This can happen if you copy or
  1366.          remove files form the incoming directory while in a RoboMail DOS
  1367.          shell, or when another process running in a multi-tasking operating
  1368.      _______________________________________________________________________
  1369.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 18
  1370.  
  1371.  
  1372.          system updates the files in the directory.
  1373.  
  1374.          While the default is 1 packet, RoboMail will allow you to specify
  1375.          that up to 9 previously imported packets should be automatically
  1376.          archived.  Use the "Number of Previously Imported Packets" setting
  1377.          on the "Mail Importing" configuration screen to control this
  1378.          option.
  1379.  
  1380.  
  1381.      Filtering Incoming Mail
  1382.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1383.          RoboMail allows you to set up a "Global Filter List"  (also known
  1384.          as a "twit list") that will be checked whenever it is importing
  1385.          mail packets.  Messages written by individuals listed in your
  1386.          filter list will not be imported into RoboMail's message database.
  1387.          You can edit this list by selecting the "Edit Import Filters"
  1388.          option from the control panel menu, or by pressing [F] while the
  1389.          control panel is displayed.
  1390.  
  1391.  
  1392.      The IMPORT.LOG File
  1393.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1394.          Whenever RoboMail imports a mail packet, it adds a summary line to
  1395.          the IMPORT.LOG file in its home directory.  You can use this
  1396.          information as you see fit.  For example. to monitor RoboMail's
  1397.          import performance or to analyze the source of your messages. The
  1398.          file is created with one record per line, in comma-delimited
  1399.          format.  it is suitable for import into any program which can
  1400.          accept comma-delimited data, such as spreadsheets and database
  1401.          managers.
  1402.  
  1403.          Here's a dissection of a sample log line:
  1404.  
  1405.              BCS,01/12/92,22:19:22,53,29.44,0,53,0,0,2644,1.80
  1406.              |      |        |     |   |    |  | | | |    |
  1407.              A      B        C     D   E    F  G H I J    K
  1408.  
  1409.              A - Mail System ID
  1410.              B - Import Date
  1411.              C - Import Time
  1412.              D - Total number of messages in the message packet
  1413.              E - Number of seconds required to import messages
  1414.              F - Number of new message records added
  1415.              G - Number of trash message records recycled
  1416.              H - Number of aged-out messages recycled
  1417.              I - Number of filtered messages not added
  1418.              J - Total messages in base
  1419.              K - Messages per second imported (D÷E)
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.      _______________________________________________________________________
  1426.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 19
  1427.  
  1428.  
  1429.      EXPORTING OUTBOX MESSAGES
  1430.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  1431.  
  1432.      All outgoing messages that you create with RoboMail are stored in the
  1433.      "OutBox" column of the control panel screen.  When you are ready to
  1434.      send your outgoing mail, you must export it to a "reply packet," which
  1435.      your communications program (Robocomm, right?) will then upload to the
  1436.      mail system.
  1437.  
  1438.      In addition to a number, two special letters may appear in your OutBox
  1439.      display.  An "R" indicates that RoboMail has detected a reply packet
  1440.      for this mail system in your outgoing mail directory, and a "C"
  1441.      indicates that there are pending configuration requests (such as
  1442.      conference add and drop commands) for the mail system which have not
  1443.      yet been included in your reply packet.
  1444.  
  1445.      You do not need to worry if there is already an outgoing reply packet
  1446.      when you are exporting mail.  If one already exists, RoboMail will
  1447.      simply open it up and add your newly exported mail to it.
  1448.  
  1449.      Interactive Processing
  1450.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1451.          To export OutBox items to a reply packet while in interactive mode,
  1452.          place the highlight bar on the mail system to export and press the
  1453.          [X] key.
  1454.  
  1455.          If you have the "Export Query on Exit" configuration option
  1456.          selected, RoboMail will also check your OutBoxes whenever you quit
  1457.          the program and will ask for permission to export all outgoing mail
  1458.          before returning to DOS.
  1459.  
  1460.  
  1461.      Command Line Processing
  1462.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1463.          You can also export the OutBox messages for one or more systems
  1464.          with the "/E" command line switch.  To export all OutBox message in
  1465.          your system and immediately return to DOS with no user input, use
  1466.          the command:
  1467.  
  1468.              ROBOMAIL /e /q
  1469.  
  1470.          To export OutBox messages for one specific mail system, place the
  1471.          mail ID of the system after the "/e" switch.  For example to export
  1472.          Group One BBS mail only, you could use the command:
  1473.  
  1474.              ROBOMAIL /eGROUPONE /q
  1475.  
  1476.  
  1477.      Recalling Exported Replies
  1478.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1479.          If you export mail in error or would like to re-edit or delete an
  1480.          exported message currently residing in an outgoing REPly packet,
  1481.          place the control panel highlight bar on the row for the desired
  1482.      _______________________________________________________________________
  1483.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 20
  1484.  
  1485.  
  1486.          mail system and press the [R] key.  RoboMail will prompt for
  1487.          permission before recalling the replies from the packet.
  1488.  
  1489.          To avoid possible duplication in your "Chron File" of previously
  1490.          exported messages, RoboMail will not set the "Copy to Chron" status
  1491.          of messages that are recalled from reply packets.  If you make
  1492.          changes to a recalled message and want those changes reflected in
  1493.          your Chron File, then make sure to set the "Copy to Chron" status
  1494.          of the message after editing it.
  1495.  
  1496.  
  1497.      READING AND PROCESSING IMPORTED DATA
  1498.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  1499.  
  1500.      After RoboMail has imported your mail packets, the top half of the
  1501.      control panel screen will contain an overview of the contents of your
  1502.      RoboMail system.  The display contains one row for each mail system you
  1503.      have imported mail from, and a series of columns, which break out the
  1504.      type of information available.
  1505.  
  1506.      News, Welcome and Goodbye Screens
  1507.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1508.          If the mail packets you import contain copies of the informational
  1509.          screens presented by the BBS, RoboMail will place a colored bullet
  1510.          point in the "N"ews, "W"elcome and "G"oodbye columns to indicate
  1511.          which screens are available for viewing.  To view the associated
  1512.          screen, simply place the control panel highlight bar over the
  1513.          desired bullet point and press [Enter].  Depending upon the
  1514.          contents of the screen, RoboMail will use your configured text file
  1515.          viewer or it's internal ANSI color routines to display the
  1516.          contents of the file.
  1517.  
  1518.          Under RoboMail's default color scheme (which you are free to
  1519.          customize) a green bullet point is used to indicate a screen you
  1520.          have not viewed since it was imported and a red bullet indicates a
  1521.          screen you have previously viewed.
  1522.  
  1523.          To delete a screen, highlight the desired bullet point and press
  1524.          the [DELete] key.
  1525.  
  1526.  
  1527.      New File Listings
  1528.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1529.          If you have set up the BBS to send a listing of newly available
  1530.          files inside your mail packets, RoboMail will copy this listing into
  1531.          your RoboMail home directory using <BBSID>T for the file name.
  1532.          The "Mail Importing" configuration screen gives three options for
  1533.          how the file listing will be copied:
  1534.  
  1535.              ■  Insert New Data at Beginning of List
  1536.              ■  Append New Data to End of List
  1537.              ■  Replace Existing List
  1538.  
  1539.      _______________________________________________________________________
  1540.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 21
  1541.  
  1542.  
  1543.          Whenever new file information is available, RoboMail will display a
  1544.          green (by default) bullet point in the "F"iles column of the
  1545.          control panel.  Select the bullet point with the control panel
  1546.          highlight bar and press [Enter] to view the <BBSID> LST file.
  1547.  
  1548.          The configuration screen also has a "Do Not Store New File Lists"
  1549.          option which you can select if you do not want RoboMail to deal
  1550.          with the file lists at all.
  1551.  
  1552.  
  1553.      Bulletins
  1554.      ~~~~~~~~~
  1555.          RoboMail maintains a database of all the bulletins sent to you by a
  1556.          mail system.  The counter in the "Bltn" column of the control panel
  1557.          displays the number of bulletins available for each of your mail
  1558.          systems.  By default, a green number indicates that there are some
  1559.          updated bulletins that you have not yet reviewed and a red number
  1560.          indicates that there are no unread bulletins on file.
  1561.  
  1562.          To display a pop-up menu of the available bulletins, highlight the
  1563.          desired number and press [Enter].  RoboMail will display a list.
  1564.          Any bulletins which are new or updated since the last time you read
  1565.          them will be marked with a "*" character.  Simply highlight the
  1566.          bulletin you want to read and press [Enter] to display it.
  1567.  
  1568.          Since the current "standard" for mail packets does not include the
  1569.          name of bulletins, RoboMail is unable to give you an intelligent
  1570.          title for the bulletins it keeps on file.  However, by highlighting
  1571.          one of the temporary descriptions that RoboMail assigns and
  1572.          pressing the [Alt-E] edit key, you can assign whatever title you
  1573.          like to the bulletin.  RoboMail will maintain this title through
  1574.          subsequent mail imports and you'll have something more
  1575.          comprehensible to look at when viewing the bulletin list.
  1576.  
  1577.          To delete an individual bulletin, bring up the pop-up list of
  1578.          bulletins, highlight the desired line and press the [DELete] key.
  1579.          After clearing the bulletin from its database, RoboMail will ask if
  1580.          you would like to block future importing of the bulletin.  If so,
  1581.          answer yes to the question and RoboMail will not import future
  1582.          revisions when they are sent by the mail system.
  1583.  
  1584.  
  1585.      Recent Messages
  1586.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  1587.          All newly imported mail shows up in the "Recent" column of the
  1588.          control panel.  This column is the starting point for mail as it
  1589.          travels through your RoboMail system.  The number of recent
  1590.          messages is displayed as a fraction, with the total number of
  1591.          recent messages in the denominator and the number of unread recent
  1592.          messages in the numerator.  For example, a recent message entry
  1593.          of "113/372" indicates that there are 372 recent messages for the
  1594.          mail system, of which 113 have not yet been read.
  1595.  
  1596.      _______________________________________________________________________
  1597.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 22
  1598.  
  1599.  
  1600.          To read recent messages, highlight the desired cell in the control
  1601.          panel's "Recent" column and press [Enter].  RoboMail will display a
  1602.          pop-up listing of the conferences that contain recent messages.
  1603.          Select a conference from the list and press [Enter] to begin
  1604.          viewing messages.  See the "MESSAGE NAVIGATION" section of this
  1605.          guide for further instructions on how to move among the messages in
  1606.          your RoboMail database.
  1607.  
  1608.          Finding the First Unread Recent Message
  1609.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1610.              To quickly find the first unread message for a mail system,
  1611.              place the control panel selection bar in the recent or personal
  1612.              column and press the auto-pilot (period [.]) key.  RoboMail
  1613.              will quickly search through all conferences with recent
  1614.              messages and display the first message it finds that you have
  1615.              not yet seen.
  1616.  
  1617.          Automatic Bookmarks
  1618.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1619.              RoboMail maintains an automatic bookmark for each conference
  1620.              with recent messages.  If you leave a conference containing
  1621.              recent messages that have not yet been processed, RoboMail will
  1622.              remember the message that you were on and automatically
  1623.              position you on the bookmarked message the next time you enter
  1624.              the conference.  This makes it easier to move between
  1625.              conferences on a mail system without fear of loosing your
  1626.              place.  These bookmarks are stored between sessions.  They are
  1627.              cleared whenever all recent messages in a conference have been
  1628.              processed out, or when you import new messages into the
  1629.              conference, or when you "pack" the RoboMail databases.
  1630.  
  1631.  
  1632.      Personal Messages
  1633.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1634.          The "Personal" column on the control panel screen displays the
  1635.          number of recent messages on each mail system which are addressed
  1636.          to you.  This number represents a sub-set of the messages in the
  1637.          "Recent" message class.  In other words, all of your personal
  1638.          messages can also be viewed as part of your recent messages.  The
  1639.          personal message column simply provides you with a easy way to view
  1640.          only those recent messages which are addressed to you.
  1641.  
  1642.          Messages to ALL in Personal
  1643.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1644.              RoboMail also provides a simple way to force messages within
  1645.              specific conferences that are addressed to ALL into your
  1646.              personal messages.  To do this, select the "Messages to ALL in
  1647.              Personal" check box on the individual conference configuration
  1648.              screens.  The default for this option is always OFF.  Please
  1649.              note that because the personal status of a message is
  1650.              determined during the import process, setting this option ON
  1651.              doesn't move messages which are already in your database into
  1652.              the personal message column.
  1653.      _______________________________________________________________________
  1654.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 23
  1655.  
  1656.  
  1657.  
  1658.      Snoop Mode
  1659.      ~~~~~~~~~~
  1660.          For times when you want to look around through your recent messages
  1661.          without effecting the "read" status of the messages you view,
  1662.          toggle "Snoop Mode" ON by pressing [S] while viewing the control
  1663.          panel or [Alt-N] while viewing messages.  You can tell if snoop
  1664.          mode is active by looking at the status information on the bottom
  1665.          row of the message viewing screen.
  1666.  
  1667.  
  1668.      OutBox, Archive and Chron Messages
  1669.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1670.          To view messages indicated in the OutBox, Archive and Chron columns
  1671.          of the control panel, move the cursor to the row and column of the
  1672.          control panel that corresponds to the messages you would like to
  1673.          view and press [Enter].  RoboMail will display a pop-up listing of
  1674.          the active conferences for the selected system in your selected
  1675.          message class.  Highlight the conference that you would like
  1676.          to begin reading and press [Enter] to begin reading the messages.
  1677.  
  1678.  
  1679.      ANSI Art and Music
  1680.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1681.          RoboMail fully supports ANSI art and ANSI music.  Because RoboMail
  1682.          does not play ANSI music in background mode, ANSI music paced
  1683.          animation is also fully supported.
  1684.  
  1685.          Messages which begin with "[ANSIART]" on the first line of the
  1686.          message will be displayed automatically if you have the "Display
  1687.          ANSI automatically" check box set on the conference or folder
  1688.          settings screen.  Messages which begin with "[ANSI50]" will be
  1689.          displayed in VGA 50-Line mode if you have a VGA compatible video
  1690.          adapter installed in your computer
  1691.  
  1692.          Messages which contain "[NONSTOP]" will be displayed without a
  1693.          pause at the bottom of each screen of information.
  1694.  
  1695.          Messages which contain "[NOBLINK]" will display with high-intensity
  1696.          background colors.
  1697.  
  1698.          Note that the [ANSIART] and [ANSI50] character sequences must be
  1699.          the first characters contained in a message to cause their desired
  1700.          effect, but [NONSTOP] and [NOBLINK] may be contained anywhere
  1701.          within the message.  ANSI music will only be played if the "Play
  1702.          ANSI music" option is selected on conference or folder settings
  1703.          screen.  To view/hear an ANSI message which does not display
  1704.          automatically, press [V] while the message is displayed on your
  1705.          screen.
  1706.  
  1707.  
  1708.      File Attachments
  1709.      ~~~~~~~~~~~~~~~~
  1710.      _______________________________________________________________________
  1711.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 24
  1712.  
  1713.  
  1714.          RoboMail support file attachments from BBS systems which use the
  1715.          file attachment system first introduced in Mustang Software's Tomcat
  1716.          mail door.  When it imports mail packets containing file
  1717.          attachments, RoboMail moves the attached file into your configured
  1718.          file attachment subdirectory and indicates the attached file with
  1719.          the word ATTACHMENT in the on-screen message header.
  1720.  
  1721.          To examine the file attached to a message, press the file
  1722.          attachment hot key, [F6], while a message with the word ATTACHMENT
  1723.          in its header is being displayed.  When you do this, a small
  1724.          "Attchment Options" window showing the name of the attached file as
  1725.          well as some file manipulation commands will be displayed:
  1726.  
  1727.                              ┌────────────────────┐
  1728.                              │ File: ROBO-PR.TXT  │
  1729.                              ├────────────────────┤
  1730.                              │ Copy File          │
  1731.                              │ Move File          │
  1732.                              │ Delete File        │
  1733.                              │ Edit File          │
  1734.                              │ List File          │
  1735.                              │ View Archive       │
  1736.                              │ Attachment Manager │
  1737.                              └────────────────────┘
  1738.  
  1739.          ■   Select COPY FILE to copy the attachment to another location on
  1740.              your system while still maintaining the original file
  1741.              attachment in RoboMail.
  1742.  
  1743.          ■   Select MOVE FILE to remove the attachment from RoboMail and
  1744.              place it in another location on your system.
  1745.  
  1746.          ■   Select DELETE FILE to permanently remove the file attachment
  1747.              from RoboMail.
  1748.  
  1749.          ■   Select EDIT FILE to load the file into your configured
  1750.              external editor for editing.
  1751.  
  1752.          ■   Select LIST FILE to display the file to the screen using your
  1753.              configured file viewing utility.
  1754.  
  1755.          ■   Select VIEW ARCHIVE to display the contents of a compressed
  1756.              file using your configured archive viewing utility.
  1757.  
  1758.          ■   Select ATTACHMENT MANAGER to look up the current attachment on
  1759.              the attachment manager screen.
  1760.  
  1761.          Using the Attachment Manager
  1762.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1763.              The attachment manager screen provides an overview of all files
  1764.              that are currently attached to the active messages in your
  1765.              RoboMail system.  To access it, press [F6] from the control
  1766.              panel screen, or select "Attachment Manager" from the [F6]
  1767.      _______________________________________________________________________
  1768.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 25
  1769.  
  1770.  
  1771.              attachment options pop-up screen.  All of the file viewing and
  1772.              manipulation commands described above are also available here.
  1773.  
  1774.              In addition, you can also make notes about individual file
  1775.              attachments by highlighting the attachment and pressing
  1776.              [Alt-N].  If a file's notes extend beyond the borders of the
  1777.              attachment manager window, use the [+] and [-] keys to scroll
  1778.              the data.
  1779.  
  1780.  
  1781.      The Quit and Resume Bookmark
  1782.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1783.          Whenever you are reading any message in the system, you always have
  1784.          a quick escape hatch to quit to DOS.  Just press [Alt-X] and
  1785.          RoboMail will quit to DOS with an auto-resume bookmark.  The next
  1786.          time you start the program, RoboMail will ask if you would like to
  1787.          resume your previous reading session.  Answer yes if you would like
  1788.          to jump immediately to the message you were viewing when you
  1789.          pressed [Alt-X].
  1790.  
  1791.  
  1792.      Message Processing
  1793.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1794.          Once you have read your mail and told RoboMail what you want to
  1795.          do with it, you are ready to finalize the message management cycle.
  1796.          "Processing" is the final step in the message reading process,
  1797.          during which RoboMail examines and acts upon the archive actions
  1798.          you assigned to messages while reading.
  1799.  
  1800.          There are a variety of ways to initiate message processing.  The
  1801.          Assisted Reading mode will automatically prompt you about processing
  1802.          when you reach the end of a conference, and the Auto-Pilot can be
  1803.          set up to automatically process the messages in a conference before
  1804.          moving on.  In addition, you can always perform a manual process of
  1805.          the current conference by pressing the [F5] key while reading mail,
  1806.          or you can process larger sets of messages by pressing [F5] from
  1807.          the control panel screen.
  1808.  
  1809.          Depending upon the type and scope of messages you choose to
  1810.          process, either of the following actions may occur:
  1811.  
  1812.              o   Messages marked with "Discard" status are permanently
  1813.                  deleted, and the disk space they consumed is freed up for
  1814.                  new incoming messages. Such messages are in the "trash."
  1815.  
  1816.              o   Recent messages marked with "Keep" or "Age" archive actions
  1817.                  are moved into the Archive message class.
  1818.  
  1819.          The key concept to keep in mind here is that message management in
  1820.          RoboMail is a two step process.  Simply assigning archive action
  1821.          does not effect the message until you process it.  Only during
  1822.          processing does a message move between the Recent and Archive
  1823.          message classes.  For example, if you set the archive option on one
  1824.      _______________________________________________________________________
  1825.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 26
  1826.  
  1827.  
  1828.          or more messages in the Archive message class to Discard status,
  1829.          the message will not be removed until you process the archived
  1830.          messages with the [F5] key.
  1831.  
  1832.          For those of you who are so inclined, the following diagram shows
  1833.          the general flow of messages through RoboMail.  If this kind of
  1834.          thing gives you a headache, by all means, feel free to ignore it!
  1835.  
  1836.                                     ╔════════╗
  1837.          ┌───────────//─────────────╢ B.B.S. ║<─────────────────────────┐
  1838.          │                          ╚════════╝                          │
  1839.          │                                                              │
  1840.          │              ╔══<Recycling<═════════════<══════════════════╗ │
  1841.          │              ║                          ║                  ║ │
  1842.          │              ║             ╔═════════╗  ║      ╔═══════╗   ║ │
  1843.          │              ║  ┌─────────>║ ARCHIVE ╠>═╝      ║       ║   ║ │
  1844.          │              ║  │          ╚════╤════╝  ┌─────>║ TRASH ╠>══╣ │
  1845.          │              v  │ ┌─────────────│─────────────>║       ║   ║ │
  1846.          │  ╔═════╗   ╔════╧═╧═╗      ╔════╧════╗  │  ┌──>║       ║   ║ │
  1847.          └─>║ QWK ╟──>║ RECENT ╟──>──>║ OUTBOX  ╟─────┤   ╚═══════╝   ║ │
  1848.             ╚═════╝   ╚═╤══════╝  │   ╚════╤════╝  │  │   ╔═══════╗   ║ │
  1849.                         │  ╔══════╧══╗     │       │  └──>║ CHRON ╠>══╝ │
  1850.                         └─>║ FOLDERS ╟─────│───────┘      ╚═══════╝     │
  1851.                            ╚═════════╝     │           ╔═════╗          │
  1852.                                            └──────────>║ REP ╟──────//──┘
  1853.                                                        ╚═════╝
  1854.  
  1855.  
  1856.      MESSAGE NAVIGATION
  1857.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  1858.  
  1859.      RoboMail's main message reading screen allows you a great deal of
  1860.      freedom to choose the way you want to read your mail.  A wide variety
  1861.      of commands are available for skipping through the messages, assigning
  1862.      archive actions, jumping to other message classes, sorting, querying,
  1863.      tagging, printing and filing.  In fact, there are functions attached to
  1864.      nearly every key on the keyboard.
  1865.  
  1866.      While this flexibility may seem daunting at first, RoboMail accommodates
  1867.      both experts and novices simultaneously by providing several methods
  1868.      for automating nearly all of the common reading functions.  In this
  1869.      section, we'll begin our discussion of mail reading with the Assisted
  1870.      and Auto-Pilot reading modes, then examine the other specialized
  1871.      functions in detail.
  1872.  
  1873.      Assisted Reading Mode
  1874.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1875.          By far the easiest method for reading recent messages in RoboMail
  1876.          is the assisted reading mode, which is activated by pressing the
  1877.          [Enter] key.  Most people will find this the most convenient and
  1878.          efficient way to handle their day-to-day message reading.
  1879.          Here's how the assisted reading mode works:
  1880.  
  1881.      _______________________________________________________________________
  1882.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 27
  1883.  
  1884.  
  1885.          Whenever you are reading recently imported messages and call up the
  1886.          assistant by pressing [Enter], RoboMail will perform the following
  1887.          steps:
  1888.  
  1889.              1   The conference default archive action will be assigned to
  1890.                  the message if it does not already have an action assigned.
  1891.  
  1892.              2   RoboMail will attempt to move to the next message in the
  1893.                  current conference.  If one is found, it will be displayed.
  1894.  
  1895.              3   If you have reached the end of the current conference, a
  1896.                  menu will be displayed offering you a variety of options:
  1897.  
  1898.                  ■   Re-read this conference
  1899.                  ■   Move on to the next conference
  1900.                  ■   Process recent messages in this conference and move on
  1901.                  ■   Process recent messages in this conference and eXit
  1902.                  ■   Exit back to the control panel without processing
  1903.                  ■   Set an auto-resume bookmark and quit to DOS
  1904.  
  1905.                  If you have reached the last recent message for the current
  1906.                  mail system, RoboMail will display the following menu:
  1907.  
  1908.                  ■   Re-read recent messages from this system
  1909.                  ■   Move on to the next system with recent messages
  1910.                  ■   Process recent messages on <system> before moving on
  1911.                  ■   Process recent messages on <system> and eXit
  1912.                  ■   Exit back to the control panel without processing
  1913.                  ■   Set an auto-resume bookmark and quit to DOS
  1914.  
  1915.                  If you have reached the last available recent message for
  1916.                  any system, RoboMail will display the following menu:
  1917.  
  1918.                  ■   Re-read recent messages
  1919.                  ■   Exit back to the control panel
  1920.                  ■   Process <system> messages and eXit to control panel
  1921.                  ■   Set an auto-resume bookmark and quit to DOS
  1922.  
  1923.          The assisted reading mode always remembers the option you choose
  1924.          for each of these menus and will use that option as the default
  1925.          each time the menu is displayed.  This allows you to further tailor
  1926.          RoboMail's behavior to suit your reading preferences.  Starting
  1927.          from the first available recent message on the first system on the
  1928.          control panel and using the default responses to each of the
  1929.          assistant menus will move you systematically though all of your
  1930.          recent messages.  When you finally return to the control panel
  1931.          after having read all of your mail, you will find that it has all
  1932.          been processed and moved into the trash or archive as appropriate.
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.      _______________________________________________________________________
  1939.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 28
  1940.  
  1941.  
  1942.              ╔═════╗
  1943.              ║ TIP ╟──────────────────────────────────────────────────┐
  1944.              ╚═══╤═╝ Use the [Enter] key on your numeric keypad to    │
  1945.                  │ activate assisted reading mode.  If you place the  │
  1946.                  │ middle finger of your right hand on the upper part │
  1947.                  │ of the enter key, your index finger will naturally │
  1948.                  │ fall over the [PgDn] key.  This will enable you to │
  1949.                  │ quickly page through messages and move to the next │
  1950.                  │ message without having to move your hand all over  │
  1951.                  │ the keyboard.                                      │
  1952.                  └────────────────────────────────────────────────────┘
  1953.  
  1954.          Overriding Archive Assignment
  1955.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1956.              As discussed above, the assisted reading mode always assigns
  1957.              the conference default archiving method to messages as you read
  1958.              them.  However, there will frequently be times when you will
  1959.              want to override this.  For example, if you want to leave a
  1960.              message in the Recent message class so you can come back to it
  1961.              later.  In these cases, press [Ctrl+Enter] to activate the
  1962.              assisted reading mode without marking the currently displayed
  1963.              message with the conference default.
  1964.  
  1965.              If you want to assign a different archive action to the
  1966.              message, just press the [A] (Age), [K] (Keep) or [D] (Discard)
  1967.              key before pressing [Enter] to activate assisted reading mode.
  1968.              RoboMail will not fill in an archive action if one is already
  1969.              assigned.
  1970.  
  1971.  
  1972.      Using the Auto-Pilot
  1973.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1974.          RoboMail's auto-pilot, which is activated by pressing the period
  1975.          [.] key while reading messages. is similar to the assisted reading
  1976.          mode, but does not display any pop-up menus at the end of
  1977.          conferences.  In addition, the auto-pilot never moves to the next
  1978.          mail system automatically. The auto-pilot's behavior is
  1979.          configurable and is controlled on the "Auto-Pilot & Sounds"
  1980.          configuration screen, where you will find a section with the
  1981.          following options:
  1982.  
  1983.              (*) Move to next unread message
  1984.              ( ) Move to next message
  1985.  
  1986.              (*) Assign conference default archive option
  1987.              ( ) Do not assign an archiving option
  1988.  
  1989.              (*) Move to next conference automatically
  1990.              ( ) Stay in selected conference
  1991.  
  1992.              (*) Process conference message before leaving
  1993.              ( ) Do not process conference messages
  1994.  
  1995.      _______________________________________________________________________
  1996.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 29
  1997.  
  1998.  
  1999.          The default values for these options are indicated above.
  2000.          Experienced users may find the auto-pilot to be the most convenient
  2001.          way to quickly handle the recent messages for a specific system.
  2002.          Start by highlighting a cell in the Recent or Personal columns of
  2003.          the control panel and pressing the period key to find the first
  2004.          unread recent message.  From there, simply press the period key
  2005.          again whenever you are ready to move to the next message, and
  2006.          RoboMail will automatically handle all the navigation and
  2007.          housekeeping chores for you.
  2008.  
  2009.              ╔═════╗
  2010.              ║ TIP ╟──────────────────────────────────────────────────┐
  2011.              ╚═══╤═╝ Auto-pilot users should be aware that the [>]    │
  2012.                  │ key duplicates the functionality of the [PgDn]     │
  2013.                  │ key.  This enables you to rest your right index    │
  2014.                  │ finger on the [.] key and work the left shift key  │
  2015.                  │ if you want to see the next page of the currently  │
  2016.                  │ displayed message.                                 │
  2017.                  └────────────────────────────────────────────────────┘
  2018.  
  2019.      Manual Navigation
  2020.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2021.          For the times when neither the assisted reading or auto-pilot modes
  2022.          will serve your needs, RoboMail offers a variety of commands for
  2023.          moving among and assigning archive actions to your messages.
  2024.  
  2025.          Moving Forward and Back
  2026.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2027.              Use the left and right arrow keys when you want to move between
  2028.              messages without assigning an archiving action to the currently
  2029.              displayed message.  If you do want to assign the conference
  2030.              default action to the currently displayed message before
  2031.              moving, use the [+] and [-] keys.  Note that the default action
  2032.              is only assigned to messages that had no action assigned
  2033.              previously.
  2034.  
  2035.              To jump to the first message in the current conference, use the
  2036.              [Ctrl Home] key.  To jump to the last message in the current
  2037.              conference, use the [Ctrl End] key.
  2038.  
  2039.          Finding Unread Messages
  2040.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2041.              To search for an unread message in the current conference,
  2042.              press the [U] key.  Make sure "snoop mode" is off if you want
  2043.              the message to be marked as read after you've read it.  To find
  2044.              the first unread message for a system, use the [.] key from the
  2045.              control panel screen.
  2046.  
  2047.          Thread Movement
  2048.          ~~~~~~~~~~~~~~~
  2049.              The term "message thread" is a bit of arcane terminology
  2050.              inherited from old fashioned online mail systems. It refers
  2051.              to an ongoing conversation on a specific topic among
  2052.      _______________________________________________________________________
  2053.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 30
  2054.  
  2055.  
  2056.              individuals in an electronic medium.  In RoboMail, all messages
  2057.              within a conference which share the same subject text
  2058.              (character case is not significant) are considered to be part
  2059.              of the same conversation, or thread.  Since the default sorting
  2060.              method within a conference is by message subject (the secondary
  2061.              key is message number), all messages which belong to the same
  2062.              thread are grouped together.  This makes it easy to follow a
  2063.              specific conversation within a conference.
  2064.  
  2065.              To move between threads within a conference, use the [Ctrl] key
  2066.              with the left and right arrows.  [Ctrl ->] will jump to the
  2067.              first message in the next thread and [Ctrl <-] will move to the
  2068.              first message in the previous thread.
  2069.  
  2070.              You can also assign the conference default archive action to
  2071.              all the unassigned members of a thread before moving on.  To do
  2072.              this, press [*] to assign the default action and move to the
  2073.              beginning of the next thread, or [/] to assign the default
  2074.              action and move to the beginning of the previous thread.
  2075.  
  2076.              RoboMail also provides a way to quickly skip the current thread
  2077.              and simultaneously mark it for Discarding.  To do this, press
  2078.              the [Del] key.  When you do, all messages in the current thread
  2079.              which do not have an action assigned will get "Discard" status
  2080.              and RoboMail will jump to the beginning of the next thread.
  2081.              This command is very useful when previously meaningful threads
  2082.              degenerate into idle chit-chat or when you are no longer
  2083.              interested in the topic.  Just one press of the [Del] key
  2084.              assures that the meaningless messages will not become a
  2085.              permanent part of your message database.
  2086.  
  2087.          Moving Between Conferences
  2088.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2089.              RoboMail allows you to move between the various conferences on
  2090.              a system without returning to the control panel.  Use the [Tab]
  2091.              key whenever you want to immediately jump to the next
  2092.              conference and [Shift Tab] whenever you want to jump to the
  2093.              previous conference.  You can also select from a list of
  2094.              available conference by pressing the "conference directory"
  2095.              [F9] key while viewing messages.
  2096.  
  2097.          Processing Before Moving
  2098.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2099.              When you are reading Recent messages, you will usually want to
  2100.              "Process" the messages in the conference that have archive
  2101.              actions assigned to them before you move on to the next
  2102.              conference.  To do this, use the "process messages" key, [F5].
  2103.              Whenever you press this key, RoboMail will search the current
  2104.              conference for messages which have archive actions assigned and
  2105.              will move them into the trash or archive, as appropriate.
  2106.              After this process is completed, you will automatically be
  2107.              moved on to the next available conference.  If no more
  2108.              conferences are available, RoboMail will be return to the
  2109.      _______________________________________________________________________
  2110.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 31
  2111.  
  2112.  
  2113.              control panel.
  2114.  
  2115.              Note that if you are using the [Enter] (assisted reading) or
  2116.              [.] (auto-pilot) keys to read mail you do not need to use [F5]
  2117.              to process messages.  When using these keys, the archiving
  2118.              process will be done for you automatically before you move to
  2119.              the next conference.
  2120.  
  2121.  
  2122.      Manual Archive Action Assignment
  2123.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2124.          In instances where you don't want to rely on a default archive
  2125.          action for a conference, you can select "None" as the default
  2126.          action for the conference. (Use the [F2] conference settings screen
  2127.          to do this) When you do this, RoboMail will not automatically
  2128.          assign an archive action when you use the [Enter], [.], [+], [-],
  2129.          [*], or [/] keys.
  2130.  
  2131.          To move through the Recent messages in such a conference, you will
  2132.          probably find it very useful to use the manual assignment [a], [k]
  2133.          and [d] keys.  These lowercase keys override whatever action may be
  2134.          currently assigned to a message with "A"ge, "K"eep or "D"iscard
  2135.          status, before moving to the next message in the conference.  To
  2136.          manually assign an archive action to the current message without
  2137.          moving to the next message, use the uppercase [A], [K] and [D]
  2138.          keys.  because of the dual purpose of these keys, you will probably
  2139.          want to keep your [Caps Lock] key toggled OFF while in RoboMail.
  2140.  
  2141.  
  2142.      Looking Up Threads in Other Message Classes
  2143.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2144.          During the normal course of your use of RoboMail, you will spend
  2145.          the vast majority of your time reading "recent" messages.  While
  2146.          you are doing this, all of the mail you have archived during
  2147.          previous reading sessions is available to you with just one
  2148.          keystroke.  Whenever you are reading recent mail and you want to
  2149.          know what was going on in the current thread in the past, you can
  2150.          press [Alt-A] to look up the current thread in your message
  2151.          archive.  If you have assigned Age or Keep status to previous
  2152.          messages in this thread, RoboMail will immediately jump to the
  2153.          first matching message.  If no messages matching the current thread
  2154.          are available, RoboMail will attempt to go to the first archive
  2155.          message in the same conference.  If the same conference is not
  2156.          available, RoboMail will look for any archive message from the same
  2157.          system.
  2158.  
  2159.          Once in the archive, you can browse through the messages there in
  2160.          whatever manner you like, without fear that you will "loose your
  2161.          place" in the recent messages.  When you are done examining the
  2162.          archive, pressing [Alt-R] will immediately return you to the Recent
  2163.          message you were on before you jumped into the archive.  This
  2164.          segregation of messages allows you to quickly refer back to
  2165.          previous portions of a thread without cluttering up your recently
  2166.      _______________________________________________________________________
  2167.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 32
  2168.  
  2169.  
  2170.          imported messages with archival data.
  2171.  
  2172.          Similar functionality is available for the OutBox and Chron message
  2173.          classes.  These two classes hold messages you have created with
  2174.          RoboMail.  The OutBox contains messages which have not yet been
  2175.          exported to a reply packet, and the Chron contains messages which
  2176.          have been previously exported.  To look up your replies or
  2177.          contributions to a thread in the OutBox, press [Alt-O].  To perform
  2178.          the lookup in the Chron, press [Alt-C].  When you are jumping to
  2179.          the OutBox or Chron, RoboMail will use the reference numbers in
  2180.          the message header to try and find the exact message referred to.
  2181.          When you are ready to return to your place in Recent messages,
  2182.          press [Alt-R].
  2183.  
  2184.          Although the previous discussion implies that you can look up
  2185.          threads in other classes only when reading Recent messages, that is
  2186.          not the case.  [Alt-A], [Alt-O], [Alt-C] and [Alt-R], can always be
  2187.          used to look up the currently displayed thread in the target
  2188.          message class.  For example, RoboMail will have no problem looking
  2189.          into the Chron message class from the Archive.
  2190.  
  2191.  
  2192.      Viewing the Message Index
  2193.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2194.          To see an overview of all messages in the current conference, press
  2195.          the [Ins] or [F10] keys while reading messages. RoboMail will
  2196.          present a scrolling index displaying selected data from all the
  2197.          messages in the conference.  Use the arrow keys to move through
  2198.          the list.  Additional columns of data are available off the right
  2199.          side of the screen, so use the right arrow key to scroll over to
  2200.          them if you want to see them.
  2201.  
  2202.          The "Flags" column on the message index display can contain a
  2203.          variety of characters, depending upon the status and class of the
  2204.          messages being displayed.  The possible flag characters are:
  2205.  
  2206.              Symbol   Meaning
  2207.              -------  -------------------------------------------------
  2208.              A        The message archive option is Age
  2209.              K        The message archive option is Keep
  2210.              D        The message archive option is Discard
  2211.              ₧        The message is private
  2212.              r        You have replied to this message
  2213.              c        OutBox message will be copied to chron
  2214.              H        OutBox message has Hold status
  2215.              1..9     Message is included in a tag group
  2216.                      A bulk process marked the message as read
  2217.              ≡        The message has appeared on your viewing screen
  2218.  
  2219.          See the online help screen for a summary of the keystroke commands
  2220.          that are available while viewing the message index screen.
  2221.  
  2222.  
  2223.      _______________________________________________________________________
  2224.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 33
  2225.  
  2226.  
  2227.      Sorting Conference or Folder Messages
  2228.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2229.          Whenever you enter a conference or folder, RoboMail always displays
  2230.          the messages in its default order, sorted by message subject and
  2231.          number.  If you would like to change the order that the messages
  2232.          are displayed in, simply press [S].  RoboMail will display a pop-up
  2233.          menu of available sort options.  Select the order you want and the
  2234.          messages within the conference will be quickly re-sorted to your
  2235.          newly specified order.  Note that this is a temporary sort, which
  2236.          remains in effect only as long as you stay in the conference.
  2237.          Performing a query or moving out of the conference or folder for
  2238.          any reason will cancel the special sort.
  2239.  
  2240.  
  2241.      Numeric Keypad Navigation Summary
  2242.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2243.          RoboMail main navigation keys were chosen to make the majority of
  2244.          navigation and reading chores accessible from the numeric keypad.
  2245.          The summary diagram below should be helpful by giving you an
  2246.          overview of the general layout of the commands.  Make sure your
  2247.          [Num Lock] key is toggled OFF to access these commands:
  2248.  
  2249.  
  2250.                   Previous thread ─┐   ┌───────── Next thread
  2251.                   Mark with default│   │          Mark with default
  2252.                               ┌──╖┌┴─╖┌┴─╖┌──╖
  2253.                               │  ║│/ ║│* ║│- ║<── Previous message
  2254.                               ╘══╝╘══╝╘══╝╘══╝    Mark with default
  2255.                               ┌──╖┌──╖┌──╖┌──╖
  2256.                   +Ctrl ─────>│H ║│U ║│PU║│  ║
  2257.                   last msg    ╘══╝╘══╝╘══╝│+ ║<── Next message
  2258.                               ┌──╖┌──╖┌──╖│  ║    Mark with default
  2259.                   Previous ──>│<-║│  ║│->║╘══╝
  2260.                    message    ╘══╝╘══╝╘══╝<────── Next message
  2261.                               ┌──╖┌──╖┌──╖┌──╖
  2262.                   +Ctrl ─────>│E ║│D ║│PD║│E ║
  2263.                   1st message ╘══╝╘══╝╘══╝│nt║<── Assisted Reading Mode
  2264.                               ┌─────╖┌───╖│ e║    (+Ctrl for no mark)
  2265.                   Message ───>│ Ins ║│Del║│ r║
  2266.                     Index     ╘═════╝╘╤══╝╘══╝
  2267.                                       └────────── Next thread
  2268.                                                   Mark with discard
  2269.  
  2270.          Also, don't forget that RoboMail uses the numbers 1-9 for "tagging"
  2271.          messages and 0 for clearing tags, so you can access these functions
  2272.          from the numeric keypad as well by holding down the shift key.
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.      _______________________________________________________________________
  2281.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 34
  2282.  
  2283.  
  2284.      Function Key Command Summary
  2285.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2286.          RoboMail's usage of function keys is consistent throughout the
  2287.          program.  The following table summarizes their functions:
  2288.  
  2289.          Key         Function            Where
  2290.          ──────────  ──────────────────  ───────────────────────────────────
  2291.          F1          Help                Everywhere - context sensitive
  2292.          F2          Configuration       Everywhere - context sensitive
  2293.          F3          Address Book        Control Panel, Messages, Addressing
  2294.          F4          Bulk Mark           Control Panel, Messages
  2295.          Shift-F4    Bulk Discard        Control Panel, Messages
  2296.          F5          Processing          Control Panel, Messages
  2297.          F6          Attachments         Control Panel, Messages
  2298.          F7          DOS Shell           Everywhere
  2299.          F8          Conference Mgmt.    Control Panel, Messages
  2300.          F9          Conference List     Control Panel, Messages
  2301.          F10         Pick List           Many data entry fields
  2302.                      Tagline Mgmt.       Control Panel
  2303.  
  2304.  
  2305.      Tagging Messages and Writing Text Files
  2306.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2307.          RoboMail allows you to write one or more messages out to text
  2308.          files.  To send only the currently displayed message to a text
  2309.          file, press the [T] key while viewing messages and select "Current
  2310.          Message Only" from the pop-up menu that is displayed.  RoboMail
  2311.          will prompt you for the file name that you want to append the
  2312.          current message's data to.
  2313.  
  2314.          To send multiple messages out to the same text file in one step,
  2315.          you need to "tag" the desired messages.  RoboMail provides a great
  2316.          deal of flexibility in the way it allows you to tag messages
  2317.          because it provides 9 separate "tag groups."  To assign a message
  2318.          to a tag group, display the message on screen and press any
  2319.          number between [1] and [9] on your keyboard.  The "Tag" indicator
  2320.          in the message's header will be filled in with the number you
  2321.          pressed, indicating the tag group that the message belongs to.
  2322.  
  2323.          Tag groups can contain messages from any message class, system or
  2324.          folder in your database. Tagged messages remain as a member of
  2325.          their tag group until their tag is cleared.  You can clear the tag
  2326.          from an individual message by displaying the message and pressing
  2327.          [0].
  2328.  
  2329.          Bulk Tagging and Untagging
  2330.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2331.              To tag all the messages in the current thread, conference or
  2332.              system, press [Ctrl-T] and select an option from the pop-up
  2333.              menu.  Note that only messages in the current message class
  2334.              (Recent, Archive, Chron, OutBox) are tagged.
  2335.  
  2336.              To remove all tags from messages that are of a specific message
  2337.      _______________________________________________________________________
  2338.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 35
  2339.  
  2340.  
  2341.              class, press [Ctrl-U] while viewing messages, followed by a
  2342.              number from 1 to 9, indicating the tag group that you want
  2343.              cleared.
  2344.  
  2345.          To write all members of a tag group out to a text file, press [T]
  2346.          while viewing messages.  RoboMail will display a menu of the
  2347.          currently defined tag groups and prompt you for the name of the file
  2348.          that you want to append to.  Press [F10] for a pop-up directory, or
  2349.          type a file name and press [Enter] to begin the writing process.
  2350.          RoboMail will ask if you want to clear the tags from messages as
  2351.          they are written to disk.
  2352.  
  2353.  
  2354.      Printing Messages
  2355.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2356.          RoboMail allows you to send the currently displayed message out to
  2357.          your printer.  To begin the printing process, press the [P] key.
  2358.  
  2359.  
  2360.      CREATING OUTGOING MESSAGES
  2361.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  2362.  
  2363.      This section describes the various ways that you can create outgoing
  2364.      messages in RoboMail.  As discussed previously, all outgoing messages
  2365.      are stored in RoboMail's OutBox message class.  For details on
  2366.      exporting the messages to a reply packet, see the section of the
  2367.      documentation entitled "Exporting OutBox Messages."
  2368.  
  2369.      Composing a Message
  2370.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2371.          To compose a new outgoing message, press the [C] key.  If you are
  2372.          currently reading messages in a conference when you press [C],
  2373.          RoboMail will immediately go into your defined editor (internal or
  2374.          external) and allow you to compose the text of your outgoing
  2375.          message.
  2376.  
  2377.          To compose a new outgoing message from the control panel, place the
  2378.          highlight bar on the row of the target system and press the [C]
  2379.          key.  RoboMail will present a listing of all the conferences that
  2380.          are available on the system.  To find your desired conference, move
  2381.          the highlight bar to either the conference number or conference
  2382.          name column.  When you do, the listing will be instantly resorted
  2383.          by the contents of the current column.  If you have the listing
  2384.          sorted by conference number, type in the number of the desired
  2385.          conference number and press [Enter].  If the listing is sorted by
  2386.          conference name, begin typing the name you are looking for.
  2387.          RoboMail will begin narrowing the available choices to match what
  2388.          you have typed so far.  When the display is sufficiently narrowed,
  2389.          highlight the desired conference name and press [Enter].  Next,
  2390.          edit and save the outgoing message text.
  2391.  
  2392.          After saving your text, RoboMail will present the message
  2393.          addressing dialog box, with the current system and conference used
  2394.      _______________________________________________________________________
  2395.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 36
  2396.  
  2397.  
  2398.          as the defaults.  See the "Addressing Messages" section below for
  2399.          details on saving the completed message.
  2400.  
  2401.  
  2402.      Replying to a Message
  2403.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2404.          You can reply to any message in RoboMail by pressing [R].  This
  2405.          includes messages which you have placed in a folder.  Regardless of
  2406.          where a message may be in the system, RoboMail always knows the
  2407.          origin system and conference of all the messages it stores.  When
  2408.          you press [R] to create a reply, RoboMail places the complete text
  2409.          of the message you are replying to in another window of your
  2410.          editor.  If you are using the internal editor, you can use the
  2411.          "Next" command [Alt-N] to view or edit the original message text.
  2412.          Traditionally, this original.txt message has been used to "quote"
  2413.          back part of the original message to its sender.  RoboMail also
  2414.          provides a much simpler method for quoting the original message
  2415.          with its [SpaceBar] tagging method.
  2416.  
  2417.          Automatic Quoting
  2418.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2419.              RoboMail can help take a lot of the drudgery out of creating
  2420.              quoted replies with it's unique [SpaceBar] tagging system.
  2421.              While you are reading messages in RoboMail, you will notice
  2422.              that there is a highlight bar available, which scrolls through
  2423.              the text of message you are currently reading.  (If it's not
  2424.              currently visible, toggle out of "browse mode" by pressing the
  2425.              [Scroll Lock] key.)  To use RoboMail's automatic quoting
  2426.              capability, simply use the [SpaceBar] key to tag all the lines
  2427.              that you would like to quote into the reply.  When you press
  2428.              [R] to create the reply, RoboMail will automatically quote the
  2429.              tagged original text into your outgoing reply.
  2430.  
  2431.              You can modify the style of the quoted reply text on the
  2432.              "Message Settings" configuration screen.
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.  
  2450.  
  2451.      _______________________________________________________________________
  2452.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 37
  2453.  
  2454.  
  2455.      Forwarding Messages
  2456.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2457.          To forward all of the message you are currently viewing to another
  2458.          user, press [Alt-F].  RoboMail will make a copy of the message and
  2459.          display the Message Addressing dialog box to allow you to input the
  2460.          desired address.
  2461.  
  2462.          While preparing the forwarded message text, RoboMail will look for
  2463.          the file FORWARD.FRM in its home directory.  If the file is found,
  2464.          RoboMail will merge the contents of the file at the top of the
  2465.          forwarded message.  The default forwarding header file looks like
  2466.          this:
  2467.  
  2468.              █▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀█  Original From: {FROM}
  2469.              █ FORWARDED █             To: {TO}
  2470.              █  MESSAGE  █    Date/Number: {DATE} - {NUMBER}
  2471.              █▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄█             On: {SYSTEM} - {CONF}
  2472.              --------------------------------------------------------
  2473.  
  2474.          Before inserting the header in the outgoing message, RoboMail will
  2475.          translate the fields shown above in curly braces with the
  2476.          appropriate information.  You may edit the FORWARD.FRM file to suit
  2477.          your requirements.  If you need to edit the forwarded text before
  2478.          sending it to the OutBox, you can press the "Re-Edit" button on the
  2479.          message addressing dialog box.
  2480.  
  2481.  
  2482.      Addressing Messages
  2483.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2484.          Before saving an outgoing message to the OutBox, RoboMail always
  2485.          presents the message addressing dialog box, which allows you to
  2486.          modify the message's header information as well as several
  2487.          message-specific switches.
  2488.  
  2489.          Fill in the BBS and CONFERENCE fields with the appropriate
  2490.          destination for the outgoing message.  Both fields offer pop-up
  2491.          lists via the [F10] key.
  2492.  
  2493.          Fill in the TO field with the name of the person that you want to
  2494.          receive the message.  Press [F10] or [F3] to access your RoboMail
  2495.          address book if you want to pull in a name from there.
  2496.  
  2497.          The default value for the FROM field is your login name on the mail
  2498.          system.  If you have an alias name defined on the conference
  2499.          specific setup screen, then RoboMail will use that alias name for
  2500.          the default.  Use caution when modifying this field.  For security
  2501.          reasons, most mail system will not allow you to post messages using
  2502.          anything other than you real name or a Sysop-approved alias name.
  2503.          If the name you use in this field is not recognized as valid, the
  2504.          mail system will reject the message.
  2505.  
  2506.          The RE field should contain the subject for the message.  If the
  2507.          outgoing message is a reply, then RoboMail will copy the subject
  2508.      _______________________________________________________________________
  2509.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 38
  2510.  
  2511.  
  2512.          from the message you are replying to.  If the "Mixed Case Subjects
  2513.          Allowed" check box on the Mail System Settings screen has been
  2514.          selected, then RoboMail will allow you to enter lower case letters
  2515.          as part of the subject.
  2516.  
  2517.          If you have automatic tagline selection enabled on the "Message
  2518.          Setup" configuration screen, RoboMail will have already selected a
  2519.          tagline file from your primary or conference specific alternate
  2520.          file for you.  To change it, place the cursor in the TAG field and
  2521.          edit the tagline or and press [F10] to select from the pop-up
  2522.          Tagline Manager screen.
  2523.  
  2524.          Choose PUBLIC or PRIVATE security for the message by selecting from
  2525.          one of the Security radio buttons.
  2526.  
  2527.          Select the COPY TO CHRON FILE check box if you want to have this
  2528.          outgoing message copied to your chron file during the reply
  2529.          exporting process.  The default for this option is controlled on
  2530.          the "Conference Settings" screen.
  2531.  
  2532.          Select the DISABLE HIGH ASCII (FIDO) option if you want to
  2533.          translate all characters above ASCII 127 in the outgoing message to
  2534.          an asterisk.  The default for this option is controlled on the
  2535.          "Conference Settings" screen.
  2536.  
  2537.          If the mail system you are sending the message to supports the
  2538.          capability, select the RECEIPT REQUESTED check box to request a
  2539.          receipt.  Depending on the conference, either a PostLink or RRR
  2540.          format receipt will be selected automatically.  If both receipt
  2541.          types are available, the PostLink format will take precedence.
  2542.  
  2543.          To send the outgoing message to specific mail systems, select the
  2544.          ROUTED field and fill in the appropriate routing information in the
  2545.          field.  If you are replying in a PostLink or Internet conference or
  2546.          are using an entry from the Address Book, RoboMail may have already
  2547.          supplied the appropriate routing address for you.
  2548.  
  2549.          If the destination mail system supports file attachments, you can
  2550.          specify an attachment in the ATTACHMENT field.  For a pop-up
  2551.          directory of files, press [F10].  When you save the message, the
  2552.          specified file will copied immediately into RoboMail's \HOLD
  2553.          directory.
  2554.  
  2555.          To save the outgoing message and any copies to your OutBox, select
  2556.          the SAVE button, or press the [Ctrl <─┘] "Save and Continue"
  2557.          hot key from anywhere on the message addressing screen.
  2558.  
  2559.          To edit the outgoing text again, select the RE-EDIT button.
  2560.  
  2561.          To abort the message creation/editing process and return to the
  2562.          previous screen, select the CANCEL button, or press the [Esc] key.
  2563.  
  2564.  
  2565.      _______________________________________________________________________
  2566.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 39
  2567.  
  2568.  
  2569.          Accessing the Address Book
  2570.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2571.              Whenever the message addressing screen is displayed, you can
  2572.              always access your RoboMail Address Book by pressing the
  2573.              address book pop-up [F3] key.  When you select a name, RoboMail
  2574.              will return to the addressing screen and fill in the TO, BBS,
  2575.              CONF and ROUTING information from the address book entry.
  2576.  
  2577.          Cross-Posting
  2578.          ~~~~~~~~~~~~~
  2579.              When addressing messages, keep the fact that RoboMail places no
  2580.              limits on the destination of your reply in mind.  One of the
  2581.              major benefits of RoboMail's database orientation is that you
  2582.              can easily "Cross post" messages between mail systems and
  2583.              conferences.  Simply modify the BBS and CONF fields to match
  2584.              your desires and let RoboMail do the rest.
  2585.  
  2586.          Sending Copies
  2587.          ~~~~~~~~~~~~~~
  2588.              To send copies of a message to other people, select the
  2589.              COPIES button on the Message Addressing screen.  When you do,
  2590.              RoboMail will display its Distribution List screen.
  2591.  
  2592.              Press [Ins] to add names to the list manually, or press [F3] to
  2593.              pick names from your address book. RoboMail will allow up to
  2594.              4095 names on a distribution list. Press [Del] to remove a name
  2595.              from the list and [Alt-E] to edit an existing entry on the
  2596.              list.
  2597.  
  2598.              The distribution list "notation" field controls the type of
  2599.              notations that will be made in the copied and original message
  2600.              to indicate the copies that were created.  RoboMail supports
  2601.              the following notation types for copied messages:
  2602.  
  2603.                  COPY - Press [C] to set this notation type.  The COPY.FRM
  2604.                  file will be merged and inserted at the top of the copied
  2605.                  message text and the recipient of the copy will be listed
  2606.                  in the "cc:" list at the bottom of the message.  The
  2607.                  default COPY.FRM header file looks like this:
  2608.  
  2609.                          █▀▀▀▀▀▀▀▀█ Original       To: {TO}
  2610.                          █ CARBON █      was       By: {FROM}
  2611.                          █  COPY  █   posted:      On: {SYSTEM}
  2612.                          █▄▄▄▄▄▄▄▄█              Conf: {CONF}
  2613.                          ------------------------------------------------
  2614.  
  2615.                  You may edit this file if you like.  The fields shown above
  2616.                  in curly braces are merged with the appropriate data as the
  2617.                  header is inserted into the copy.
  2618.  
  2619.                  BLIND - Press [B] to set this notation type.  This notation
  2620.                  type also merges the COPY.FRM file at the top of the copied
  2621.                  message, but the copy recipient will not be listed in the
  2622.      _______________________________________________________________________
  2623.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 40
  2624.  
  2625.  
  2626.                  "cc:" list at the bottom of the message.
  2627.  
  2628.                  NONE - Press [N] to set this notation type.  When you do
  2629.                  this, the message will be copied verbatim to the copy
  2630.                  recipient and the copy recipient will not be listed in the
  2631.                  "cc:" list.  With this type of notation, the recipient of
  2632.                  the copied message will have no indication that the
  2633.                  original of the message was not addressed to him or her.
  2634.  
  2635.              To set the security on the copied message, press [P] to toggle
  2636.              the copy between "Public" and "Private" status.  If the copy is
  2637.              private, "Priv" will appear in the notation column of the
  2638.              distribution list.
  2639.  
  2640.              If you plan to use the distribution list again in the future,
  2641.              you can save it to a file by pressing [S].  Then, type in a
  2642.              file name and extension (".DL" is recommended) to save the
  2643.              file.  Once your distribution list is complete, press [Ctrl<─┘]
  2644.              to return to the message addressing screen.
  2645.  
  2646.              To restore a saved distribution list, enter the distribution
  2647.              list screen and press [L].  Then, type in the desired file name
  2648.              or press [F10] for a pop-up directory of *.DL.
  2649.  
  2650.              When adding names to a distribution list via the address book,
  2651.              you can tag entries with the [*] key.  When you press [Ctrl
  2652.              <─┘] to leave the address book screen, all tagged entries will
  2653.              be moved copied to your distribution list.
  2654.  
  2655.  
  2656.      Re-Editing an Outgoing Message
  2657.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2658.          Once a message has been saved to RoboMail's OutBox message class,
  2659.          you can still revise it by displaying the message on the screen and
  2660.          pressing the [E] or [R] keys.  When you do this, RoboMail will
  2661.          place the outgoing text in the editor for modification.  In
  2662.          addition, if the outgoing message is a reply, RoboMail will look
  2663.          through its message database and attempt to set up the original
  2664.          message in the other edit buffer (which you can access with [Alt-N]
  2665.          in the internal editor.)
  2666.  
  2667.          Re-Addressing an Outgoing Message
  2668.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2669.              To edit just the address of an OutBox message, display the
  2670.              message on screen and press [Alt-E].
  2671.  
  2672.      Re-Sending a Chron Message
  2673.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2674.          RoboMail allows you to quickly re-send any previously exported
  2675.          message that you have copied to your chron file.  To re-send a
  2676.          message from your chron file, display the desired message on screen
  2677.          and then press [O] to copy the message into your OutBox.
  2678.  
  2679.      _______________________________________________________________________
  2680.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 41
  2681.  
  2682.  
  2683.      Placing Outgoing Messages on Hold
  2684.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2685.          If you decide that an OutBox message should not be exported during
  2686.          your next message exporting process, you can place a hold on the
  2687.          message by displaying the message on screen and pressing [H].  When
  2688.          you do this, the "Hold" check box on the upper right portion of the
  2689.          message header display will be filled in, indicating that the
  2690.          message will not be exported.  Messages placed on hold will remain
  2691.          in your OutBox indefinitely, until you explicitly toggle off the
  2692.          hold by pressing [H] again, or by pressing [D] to discard the
  2693.          message.
  2694.  
  2695.  
  2696.      Discarding Outgoing Messages
  2697.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2698.          To discard an OutBox message that you've decided should not be
  2699.          sent, display the message on screen and press the [D] key to assign
  2700.          discard status to the message.  When you do this, the "Discard"
  2701.          check box in the message header will be filled in.  this indicates
  2702.          that the message will be cleared from the outbox during the next
  2703.          message export process.  This gives you a chance to change your
  2704.          mind about a deletion.  Just press [D] again to toggle off discard
  2705.          status if you decide you really do want to send the message.
  2706.  
  2707.  
  2708.      Notes on Message Splitting
  2709.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2710.          The Mail System Settings screen for each mail system contains a
  2711.          "Split replies at XX lines." configuration option.  the default
  2712.          is 90 lines.  If this option is selected, RoboMail will split
  2713.          outgoing messages which exceed the indicated length into separate
  2714.          messages during the export process.  Do not be concerned that long
  2715.          messages appear as one single message while they are in your
  2716.          outbox.  This is a convenience for you, so that you can re-edit
  2717.          or re-address the message as necessary.
  2718.  
  2719.          If you use RoboMail's internal editor, a "M:" indicator appears in
  2720.          the editor's status line to indicate the message number of the
  2721.          current cursor position.
  2722.  
  2723.  
  2724.      USING ROBOMAIL'S EDITOR
  2725.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  2726.  
  2727.      RoboMail's internal editor is a full featured and tailored specifically
  2728.      to the task of creating electronic messages.  In addition to editing
  2729.      the original and outgoing messages, you can also open, edit, close and
  2730.      save standard text files.
  2731.  
  2732.      When you first begin using the internal editor, a large box containing
  2733.      many of the editor common command keys is displayed using the bottom
  2734.      four lines of the editor screen.  When you no longer need this help, you
  2735.      can toggle the hint display off by pressing [Alt-H].  The following
  2736.      _______________________________________________________________________
  2737.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 42
  2738.  
  2739.  
  2740.      tables describe the standard command keys that are available in
  2741.      RoboMail's internal editor:
  2742.  
  2743.          Navigation Commands
  2744.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2745.              Home            Move cursor to start of line
  2746.              End             Move cursor to end of line
  2747.              Up/Down         Move cursor up or down one row
  2748.              Left/Right      Move cursor left/right
  2749.              Ctrl-Right      Move cursor to next word
  2750.              Ctrl-Left       Move cursor to previous word
  2751.              Ctrl-PgUp       Move cursor to top of file
  2752.              Ctrl-PgDn       Move cursor to bottom of file
  2753.              Tab/Sh-Tab      Move to next/previous tab stop
  2754.  
  2755.          Text Editing Commands
  2756.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2757.              Del             Delete character at cursor
  2758.              Ctrl-Backspace  Delete word left
  2759.              Ins             Toggle Insert/Overwrite mode
  2760.              Alt-D           Delete current line
  2761.              Alt-T           Delete to end of line
  2762.              Alt-Z           Delete to end of file
  2763.              Ctrl-Enter      Re-format current paragraph
  2764.  
  2765.          Block Management Commands
  2766.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2767.              Alt-M           Toggle block marking mode on/off
  2768.              Alt-L           Toggle line marking mode on/off
  2769.              Alt-P           Mark to end of paragraph
  2770.              Alt-U           Turn off (Unmark) current block
  2771.              [+]             Copy marked block to buffer
  2772.              [-]             Cut marked block to buffer
  2773.              Del             Delete marked block
  2774.              Alt-Q           Quote marked block to outgoing
  2775.              Alt-I           Insert (paste) buffer contents
  2776.  
  2777.          File Management Commands
  2778.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2779.              Alt-E           Edit another file
  2780.              Alt-N           Move to next file/message
  2781.              Alt-F           Import a text file
  2782.              Alt-W           Write (save) file to disk
  2783.              Alt-X           Save outgoing message and exit
  2784.              Alt-C           Close the current file's editing window
  2785.              Esc             Exit without saving message
  2786.  
  2787.  
  2788.  
  2789.  
  2790.  
  2791.  
  2792.  
  2793.      _______________________________________________________________________
  2794.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 43
  2795.  
  2796.  
  2797.          Other Commands
  2798.          ~~~~~~~~~~~~~~
  2799.              F2              Editor Settings Menu
  2800.              Alt-S           Spell check current message
  2801.              Alt-G           Edit quick-merge assignments
  2802.              Alt-J           Toggle right justification
  2803.              Alt-A           Toggle automatic formatting
  2804.              Alt-H           Toggle hint display
  2805.              Shift F1-F10    Execute quick-merge
  2806.  
  2807.  
  2808.      Indenting Paragraphs
  2809.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2810.          RoboMail's editor allows you to indent paragraphs by establishing a
  2811.          temporary right margin while you are editing the current document.
  2812.          To do this, place the cursor at the position in a paragraph that
  2813.          you want to indent and press [Alt-P].  Once the paragraph is
  2814.          marked, you can  use the left and right arrow keys, as well as the
  2815.          [Tab] and [Shift Tab] keys to set the temporary right margin.
  2816.  
  2817.          When you have the margin set the way you want, press [Alt-U] or
  2818.          [Ctrl Enter] to end the paragraph marking mode.
  2819.  
  2820.          After the right margin has been set, all newly entered text will
  2821.          be formatted within the margins.  To reformat text that was entered
  2822.          previously, use the [Ctrl Enter] reformatting key.  Note that your
  2823.          right margin setting is not saved between editing sessions.
  2824.  
  2825.  
  2826.      Tips on Quoting
  2827.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  2828.          The easiest way to quote portions of a message into your reply is
  2829.          to use the [SpaceBar] to tag the lines of a message that you want
  2830.          to quote while you are reading the message.  When you press the
  2831.          [R]eply key, all groups of consecutive lines that you tag will be
  2832.          bundled together as quotes in your new outgoing reply, formatted
  2833.          according to the "Quoting Style" option you specified on the
  2834.          "Message Setup" configuration screen.  (Note that the [Scroll Lock]
  2835.          key must be toggled OFF for the highlight bar to be visible)
  2836.  
  2837.          However, there will be some instances when the space bar tagging
  2838.          methods won't do the exact job you want.  For example, you might
  2839.          want to quote a single sentence in the middle of a long paragraph
  2840.          or you might want to retain the format (spacing) of the quoted
  2841.          material in your reply.
  2842.  
  2843.          To perform custom quoting using the internal editor, make sure that
  2844.          the cursor is positioned in the outgoing message at the position
  2845.          that you want the quoted text to be inserted, and then press
  2846.          [Alt-N] to switch to the message you are replying to.
  2847.  
  2848.          Next, position the cursor at the beginning of the text that you
  2849.          would like to quote and decide on the quoting style (formatted or
  2850.      _______________________________________________________________________
  2851.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 44
  2852.  
  2853.  
  2854.          unformatted) that you need.  Press [Alt-M] to start marking text in
  2855.          word-processing mode if you want to reformat or [Alt-L] to start
  2856.          line marking mode if you want to maintain the current formatting.
  2857.  
  2858.          Once all of the text you want to quote has been marked, press
  2859.          [Alt-Q] and RoboMail will quote the marked text back into your
  2860.          outgoing message and position the cursor right under the newly
  2861.          quoted text.
  2862.  
  2863.  
  2864.      Using Quick-Merge Files
  2865.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2866.          RoboMail's internal editor has the ability to quickly insert the
  2867.          contents of up to 10 text files with a single keystroke.  Select
  2868.          "Specify Quick-Marge Files" from the [F2] pop-up configuration menu
  2869.          to access the screen where you define these files.
  2870.  
  2871.          All of the quick-merge files must reside in the RoboMail home
  2872.          directory.  Simply fill in a file name (or press [F10] for a pop-up
  2873.          list) next to the function key which you wish to assign.
  2874.  
  2875.          When you are in the internal editor, simply hold down either
  2876.          [Shift] key and press the desired function key to instantly insert
  2877.          the contents of the defined file at the cursor location.  You can
  2878.          use these files for any text which you commonly insert into
  2879.          outgoing messages, such as signatures or network mail addresses.
  2880.  
  2881.          RoboMail can insert the current date and time into a quick-merge
  2882.          file.  To do this, simply include the merge fields "{DATE}" and/or
  2883.          "{TIME}" in the quick-merge file.  RoboMail will translate these
  2884.          fields to the appropriate values as they are inserted into the text
  2885.          of your outgoing message.
  2886.  
  2887.  
  2888.      Setting the Right Margin
  2889.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2890.          RoboMail's default right margin in 72, which provides a message
  2891.          width of 72 characters.  If you want to change this for future
  2892.          editing sessions, press [F2] while you are in the editor and select
  2893.          the "Editor Settings" option.
  2894.  
  2895.  
  2896.      Control Characters in Messages
  2897.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2898.          RoboMail's internal editor does not support editing text files or
  2899.          messages which contain ASCII characters below 32.  These "control
  2900.          characters" are used internally by the editor to maintain its
  2901.          internal formatting information.  If you attempt to edit a file
  2902.          containing control characters, you may see strange results on your
  2903.          screen.  If you frequently need to edit messages containing control
  2904.          characters, you may want to configure RoboMail to use an external
  2905.          editor by default.  If you only need to do this occasionally, you
  2906.          might prefer to momentarily change your RoboMail configuration by
  2907.      _______________________________________________________________________
  2908.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 45
  2909.  
  2910.  
  2911.          hitting [F2] only when you need to edit messages with control
  2912.          characters.
  2913.  
  2914.          NOTE: RoboMail's tagline management system is separate from the
  2915.          internal editor.  Taglines may contain any ASCII character between
  2916.          1 and 255.
  2917.  
  2918.          NOTE: Many message networks do not support messages containing
  2919.          control characters.  Please make sure that your mail system
  2920.          supports this type of message before uploading packets containing
  2921.          messages with control characters.
  2922.  
  2923.  
  2924.      USING ROBOMAIL'S SPELL CHECKER
  2925.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  2926.  
  2927.      To check the spelling in an outgoing message, notepad or any other
  2928.      file, press [Alt-S] while editing the text.  When you do this, RoboMail
  2929.      will begin checking at the beginning of the current cursor line of the
  2930.      document, skipping over any lines which contain text quoted from
  2931.      another message.  Upon reaching the end of the file, RoboMail's spell
  2932.      checker will loop back to the beginning of the document and continue
  2933.      checking until reaching the original cursor position.
  2934.  
  2935.      If you are using an external editor and have checked the "Use Internal
  2936.      Speller After External Edit" on the "Message Settings" configuration
  2937.      screen, RoboMail will call its spell checker after returning from your
  2938.      editor and will begin checking the outgoing message from the
  2939.      beginning of the outgoing message, skipping over any lines containing
  2940.      quoted text.
  2941.  
  2942.      When a questioned word is found, RoboMail's speller will highlight the
  2943.      word and begin displaying suggested spellings in its lower window.  If
  2944.      you spot the correct spelling in this window, simply press the letter
  2945.      next to the word you want to use and RoboMail will replace the
  2946.      questioned word with the correct spelling and continue on with the
  2947.      check.  You do not need to wait for RoboMail to fill up the window with
  2948.      suggestions before selecting the replacement word.  Usually, RoboMail
  2949.      will find the correct spelling on its first or second guess.
  2950.  
  2951.      If you don't want to use one of the displayed alternate spellings,
  2952.      select one of the following options:
  2953.  
  2954.          Press [1] to skip the word one time only.
  2955.  
  2956.          Press [2] to skip this word wherever it occurs in the message
  2957.  
  2958.          Press [3] to add this word to your personal dictionary.  Once
  2959.          added, it will be used in all future spelling checks.
  2960.  
  2961.          Press [4] to edit the word to correct the spelling manually.
  2962.  
  2963.          Press [Esc] to cancel the spelling check.  using this option
  2964.      _______________________________________________________________________
  2965.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 46
  2966.  
  2967.  
  2968.          does not "undo" any changes which have been made.
  2969.  
  2970.  
  2971.      Editing Your Personal Dictionary
  2972.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2973.          Select "Edit Your Personal Dictionary" from the [F2] pop-up
  2974.          configuration menu for editor/speller setup to display a listing of
  2975.          all the words you have added to your personal dictionary.  To find
  2976.          the word you want to modify, simply begin typing it.  RoboMail will
  2977.          automatically narrow the displayed set of words so that the
  2978.          displayed list always matches what you have typed so far.  When the
  2979.          word you want is highlighted, press [Alt-E] to edit the word or
  2980.          [Del] to delete it.
  2981.  
  2982.  
  2983.      USING MESSAGE FOLDERS
  2984.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  2985.  
  2986.      RoboMail allows you to create and maintain an unlimited number of
  2987.      "folders," each of which can contain an unlimited number of messages.
  2988.      You can use these folders any time you want to group messages dealing
  2989.      with a specific topic or circumstances together in a common area.
  2990.      RoboMail displays a list of all the folders you have created in the
  2991.      lower left corner of its control panel display.  The list is sorted
  2992.      alphabetically and also shows the current number of messages contained
  2993.      within the folder.
  2994.  
  2995.      Copying Messages to Folders
  2996.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2997.          To copy the currently displayed message to a folder, press [F].
  2998.          When you do this, RoboMail will pop-up a searchable listing of all
  2999.          the folders you have currently defined.  To search for a folder,
  3000.          simply begin typing the name of the desired folder.  To create a
  3001.          new folder, press [Ins] and enter the name of the new folder.  To
  3002.          edit the name of an existing folder, highlight the desired folder
  3003.          and press [Alt-E].
  3004.  
  3005.  
  3006.      Deleting Folders
  3007.      ~~~~~~~~~~~~~~~~
  3008.          To permanently delete a folder and all messages within it,
  3009.          highlight the folder name on the control panel and press [Del].
  3010.          After confirmation, the folder will be removed.
  3011.  
  3012.  
  3013.      Folder Message Management
  3014.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3015.          Message management inside of a RoboMail folder is similar to
  3016.          standard message management, except that RoboMail does not allow
  3017.          the "Age" archive action within a folder.  The process for deleting
  3018.          individual messages in folders is identical to deleting message
  3019.          from archives.  Simply set the archive action to "Discard" and the
  3020.          process the folder with [F5] to remove all messages marked for
  3021.      _______________________________________________________________________
  3022.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 47
  3023.  
  3024.  
  3025.          discarding.
  3026.  
  3027.  
  3028.      Replying to Folder Messages
  3029.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3030.          You may still reply to a folder message just like any other message
  3031.          in your RoboMail database.  Even though the system id for the
  3032.          message has been changed to FOLDER__ and the conference number is
  3033.          now a unique number assigned to the folder, RoboMail always remembers
  3034.          the origin system ID and conference of a message.  When you address
  3035.          your reply, the correct information will be posted in the Message
  3036.          Addressing dialog box.
  3037.  
  3038.  
  3039.      USING ROBOMAIL'S ADDRESS BOOK
  3040.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3041.  
  3042.      RoboMail's Address Book provides an easy means for accessing and
  3043.      keeping track of frequently used or important mail addresses.  To
  3044.      access the address book, press the address book hot key, [F3] while
  3045.      viewing the control panel, message or message address screens.  If you
  3046.      are currently viewing a message on screen when you press [F3], RoboMail
  3047.      will ask if you would like to add the sender or recipient of the
  3048.      current message to the address book.
  3049.  
  3050.      To search for a name, simply begin typing the name.  RoboMail will
  3051.      narrow the display to show only matching records as you type.
  3052.  
  3053.      To add names to the address book, press the [Ins] key and fill in the
  3054.      appropriate name, system, conference and routing information.  Pop-up
  3055.      lists are available for the system and conference fields by pressing
  3056.      [F10] while the cursor is in the field.
  3057.  
  3058.      To delete an entry, highlight it and press the [DELete] key.  To edit
  3059.      an existing entry, highlight it and press [Alt-E].
  3060.  
  3061.      To make notes about an address book entry, press [Alt-N].  If the notes
  3062.      you've created extend beyond the boundaries of the Address Book window,
  3063.      use the [+] and [-] keys to scroll the data.
  3064.  
  3065.      When adding names to a distribution list via the address book, you can
  3066.      tag entries with the [*] key.  When you press [Ctrl <─┘] to leave the
  3067.      screen, all tagged entries will be moved copied to your distribution
  3068.      list.
  3069.  
  3070.  
  3071.      SEARCHING YOUR MESSAGE DATABASE
  3072.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3073.  
  3074.      One of RoboMail's most valuable features is its ability to perform very
  3075.      fast, multi-keyword searches across a single conference or your entire
  3076.      message database.  The search conditions you create can contain boolean
  3077.      logic, as well as wildcard characters.
  3078.      _______________________________________________________________________
  3079.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 48
  3080.  
  3081.  
  3082.      Global Searches
  3083.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  3084.          To perform a search across your entire message database press [Q]
  3085.          while the control panel screen is displayed.  RoboMail will present
  3086.          its "Quick Scan" data entry screen, which allows you to fill in a
  3087.          search expression for the message text as well as the message
  3088.          header.  A radio button between the two fields allows you to apply
  3089.          AND or OR logic to searches which include information in both
  3090.          fields.  You must enter a search string in one of the fields
  3091.          provided.  If you enter a string in both fields, make sure that you
  3092.          select the logic type that is appropriate for your query.
  3093.  
  3094.          For example, if you wanted to find all messages about RoboMail,
  3095.          regardless of whether RoboMail was mentioned in the message header
  3096.          or message text, you would enter ROBOMAIL in both fields and select
  3097.          OR logic.  On the other hand, if you wanted to find all messages
  3098.          about RoboMail to or from Joe Blow, you would enter ROBOMAIL in the
  3099.          message text field, select OR logic,  and enter ("ROBOMAIL" | "JOE
  3100.          BLOW") in the Message Header field.  See the "Creating Search
  3101.          Expressions" section below for full details on the syntax of
  3102.          RoboMail's search expressions.
  3103.  
  3104.  
  3105.      Conference and Folder Searches
  3106.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3107.          While you are reading messages, you can easily perform a search on
  3108.          just the messages contained in the current conference or folder.
  3109.          To do this, press [Q] while you are reading messages.  RoboMail
  3110.          will present a dialog box which allows you to input a search
  3111.          expression and define the areas of the message to search.  When you
  3112.          have the search defined as you want, press [Ctrl-Enter] or the
  3113.          "Start" button to begin the search.  When the search process is
  3114.          completed, RoboMail will display only those messages that match the
  3115.          search criteria.  In addition, any line of a message which
  3116.          satisfies your defined search expression will be highlighted.
  3117.  
  3118.          To cancel the query and return to viewing all messages in the
  3119.          conference, press [Q] again.
  3120.  
  3121.  
  3122.      Creating Search Expressions
  3123.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3124.          The easiest way to input a search expression in RoboMail is to
  3125.          simply type the exact text you would like to search for in the
  3126.          fields provided and press [Enter].  When you do this, RoboMail will
  3127.          search for an exact match (including any imbedded spaces) in the
  3128.          target text.  For more complex searches, you can include
  3129.          wildcards and/or boolean logic in the search string.
  3130.  
  3131.          Wildcard Searches
  3132.          ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3133.              Wildcards in search strings work the same way that they do in DOS
  3134.              file names.  The question mark "?" character is used to represent
  3135.      _______________________________________________________________________
  3136.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 49
  3137.  
  3138.  
  3139.              any single ASCII character and the asterisk "*" character can be
  3140.              used to match any series of characters.
  3141.  
  3142.              The following examples demonstrate the use of wildcards in search
  3143.              expressions:
  3144.  
  3145.                  You Enter           RoboMail Would Match
  3146.                  ---------------     ---------------------------------------
  3147.                  ROBO?AIL            RoboMail, ROBOJAIL, robobail
  3148.                  ROBO*AIL            Can robots be taught to sail?
  3149.  
  3150.          Boolean Logic
  3151.          ~~~~~~~~~~~~~
  3152.              For even more searching power, RoboMail allows you to specify
  3153.              multiple search keys with a single string and control how they
  3154.              related to each other with boolean logic.  RoboMail supports
  3155.              the following boolean operators:
  3156.  
  3157.                  Operator            Purpose
  3158.                  --------            ---------------------------------------
  3159.                     &                Specifies "and" logic (ampersand)
  3160.                     |                Specifies "or" logic  (pipe character)
  3161.                     !                Specifies "negation"
  3162.                    ( )               Used to specify logic precedence
  3163.  
  3164.  
  3165.              When using boolean logic, you must surround all of your
  3166.              search keywords with double quotes (the " character).
  3167.  
  3168.              For example, to search for messages which contain references to
  3169.              motorized vehicles which are not motor cycles, you could
  3170.              specify:
  3171.  
  3172.                  (("MOTOR" & "VEHICLE") | "CAR" ) & (! "CYCLE")
  3173.  
  3174.              Translating this search string to English yields:
  3175.  
  3176.                  "Find all messages containing the terms MOTOR and VEHICLE
  3177.                  or containing the term CAR but not containing the term
  3178.                  CYCLE."
  3179.  
  3180.              Here's an even more complex example which also shows that
  3181.              wildcards can be combined with boolean logic during searches:
  3182.  
  3183.              "ROBO*" & ("MEMORY" | "?MS " | "INSTALL") & ("OS/2" | "WINDOW")
  3184.  
  3185.              This expression would be useful for locating messages about
  3186.              configuring memory when setting up RoboMail or Robocomm under
  3187.              Windows or OS/2.
  3188.  
  3189.              RoboMail search strings are never case sensitive and can be up
  3190.              to 100 characters in length.  RoboMail will give an error
  3191.              message if you attempt to input an invalid search string.
  3192.      _______________________________________________________________________
  3193.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 50
  3194.  
  3195.  
  3196.  
  3197.      OFFLINE CONFERENCE MANAGEMENT
  3198.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3199.  
  3200.      RoboMail's conference management screen offers a convenient interface
  3201.      for communicating with the mail service to specify the conferences to
  3202.      be included in your mail packet.  To access the screen, press [F8]
  3203.      while reading messages, or highlight a mail system in the System window
  3204.      of the control panel and press [F8] or select "Conference Management"
  3205.      from the [/] pop-up main menu.
  3206.  
  3207.      The conference management screen is divided up into four windows.  The
  3208.      large window on the left side of the screen contains a list of all
  3209.      available conferences on the BBS.  If RoboMail has seen mail in the
  3210.      conference before and you have not issued a drop request for the
  3211.      conference recently, then SEL will appear next to the conference name
  3212.      and the entire line will be displayed in a different color to let you
  3213.      know that the conference is already selected for scanning on the mail
  3214.      system.
  3215.  
  3216.      The right side of the screen is made up of three windows which hold the
  3217.      pending Add, Drop and Reset configuration requests which have not
  3218.      yet been exported to an outgoing mail REPly packet.  To move the cursor
  3219.      between windows, use the [Tab] and [Sh-Tab] keys.
  3220.  
  3221.          ■   To search for a conference name, place the cursor in the
  3222.              conference names window and begin typing the conference name to
  3223.              look for.
  3224.  
  3225.          ■   To join or add a new conference on the mail system, highlight
  3226.              the name of the conference to add and press [Alt-A].
  3227.  
  3228.          ■   To abandon or drop a selected conference, highlight the name of
  3229.              the conference to drop and press [Alt-D].
  3230.  
  3231.          ■   To reset the last message read in a conference, highlight the
  3232.              conference name and press [Alt-R] to reset the conference's
  3233.              last read pointer.
  3234.  
  3235.          ■   To delete a configuration request, highlight the configuration
  3236.              request to remove and press the Delete key.
  3237.  
  3238.      RoboMail will let you know whenever you have "pending" conference
  3239.      configuration requests which have not yet been exported to an outgoing
  3240.      package by placing a "C" in the system's OutBox on the Control Panel.
  3241.  
  3242.      NOTE: Some mail services only send information about the conferences
  3243.      that you currently have selected for reading, and others can be
  3244.      configured to do this.  Since RoboMail supports up to 9,999 conferences
  3245.      it can support, you should configure the mail service to include
  3246.      information about all available conferences in your mail packet if it
  3247.      is at all possible to do so.  This will enable you to take advantage of
  3248.      RoboMail's advanced conference management capabilities
  3249.      _______________________________________________________________________
  3250.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 51
  3251.  
  3252.  
  3253.  
  3254.      Quick Conference Drop
  3255.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3256.          RoboMail provides a shortcut key when you want to quickly drop the
  3257.          conference you are currently reading.  To do this, press [Alt-D]
  3258.          while reading messages and RoboMail will automatically create a
  3259.          conference drop request.
  3260.  
  3261.  
  3262.      Setting Pointers
  3263.      ~~~~~~~~~~~~~~~~
  3264.          Whenever you create a "Reset Conference" configuration request,
  3265.          RoboMail will open up a window to ask you to specify the new
  3266.          message pointer.  Depending upon the mail system you are dealing
  3267.          with, a variety of options are available.
  3268.  
  3269.          Some mail systems require that you do not enter anything into the
  3270.          reset request option.  Doing this will set your last message read
  3271.          pointer to the last available message in the conference.  Other
  3272.          systems will allow or require you to specify a specific message
  3273.          number to reset the pointer.  Still other systems will allow you to
  3274.          specify a negative number, which means "send me the last xxx
  3275.          messages in the conference."
  3276.  
  3277.          Check with your mail system operator to see which capabilities are
  3278.          available to you.
  3279.  
  3280.  
  3281.      ALL ABOUT TAGLINES
  3282.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3283.  
  3284.      RoboMail provides a wide variety of features to feed the habits of
  3285.      the tagline addicted.  Taglines may be up to 60 characters in
  3286.      length and are maintained in standard DBF format files (although the
  3287.      file gets a RTF extension).  There is no practical limit to the number
  3288.      of taglines that RoboMail can manage.
  3289.  
  3290.      Specify the default tagline file on RoboMail's "Message Settings"
  3291.      configuration screen.  This is the file that will be used for tagline
  3292.      selection on all conferences which do not have a customized tagline
  3293.      file specified.  To access the "Tagline Manager" for general tagline
  3294.      file management, press [F10] from the control panel screen.  At the
  3295.      tagline file prompt, press [Enter] to access the default tagline file,
  3296.      or press [F10] again for a pop-up list of existing tagline files.  To
  3297.      create a new tagline file, enter a new name at the tagline file name
  3298.      prompt.
  3299.  
  3300.      Importing and Exporting Tagline Files
  3301.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3302.          Once the Tagline Manager screen is displayed, press [Alt-I] to
  3303.          import the contents of a standard ASCII tagline file.  the file
  3304.          should be formatted with one tagline per line.  Any tagline longer
  3305.          than 60 characters will be truncated during the import.
  3306.      _______________________________________________________________________
  3307.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 52
  3308.  
  3309.  
  3310.          To export the contents of a RoboMail RTF tagline file to a standard
  3311.          text file, press [Alt-X] while the tagline manager is displayed.
  3312.          Enter any valid file name at the prompt and the export will begin.
  3313.  
  3314.  
  3315.      Sorting the Tagline File
  3316.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3317.          No problem!  Just press [Alt-S] any time the tagline manager screen
  3318.          is displayed.
  3319.  
  3320.  
  3321.      Using an External Tagline Manager
  3322.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3323.          RoboMail provides support for external tagline managers which place
  3324.          their selected tagline in RoboMail's home directory in a file
  3325.          matching the pattern JH*.REP.
  3326.  
  3327.          Upon return from the external message editor, RoboMail will check
  3328.          its home directory for any file matching the JH*.REP pattern.  If
  3329.          the file is found, RoboMail will use the tagline found in the file
  3330.          when it presents the Message Addressing screen.
  3331.  
  3332.          You can also use an external tagline manager with the internal
  3333.          editor by creating a TAGLINE.BAT file in your RoboMail directory.
  3334.          before presenting the Message Addressing screen, RoboMail always
  3335.          checks its home directory for the TAGLINE.BAT file.  If it is
  3336.          found, RoboMail will execute the batch file, which should be
  3337.          written so that it ultimately places a tagline in a JH*.REP file in
  3338.          the RoboMail home directory.  When returning from TAGLINE.BAT,
  3339.          RoboMail will search for a tagline file and will use it instead of
  3340.          pulling a tagline from its internal database.
  3341.  
  3342.          RoboMail also checks for the TAGLINE.BAT file whenever you press
  3343.          [F10] in the "Tagline" field on the Message Addressing screen.  If
  3344.          it's found, it will be run and RoboMail will look for a JH*.REP
  3345.          file when it regains control.
  3346.  
  3347.          You can also replace RoboMail's "Tagline Manager" screen with your
  3348.          external tagline management utility by creating a TAGMAN.BAT file.
  3349.          Whenever you press [F10] from the control panel screen RoboMail
  3350.          checks for this batch file before going into its own tagline
  3351.          manager screen.
  3352.  
  3353.  
  3354.      Selecting Taglines
  3355.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3356.          RoboMail will automatically select taglines from the specified
  3357.          tagline file based upon the rule you specify in the "Taglines"
  3358.          section of the "Message Settings" configuration screen.  If you
  3359.          want to override its automatic selection, place the cursor in the
  3360.          "Tagline" field of the Message Addressing screen and press [F10].
  3361.  
  3362.  
  3363.      _______________________________________________________________________
  3364.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 53
  3365.  
  3366.  
  3367.      Conference-Specific Tagline Files
  3368.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3369.          To specify a customized tagline file for a conference, input the
  3370.          tagline file name in the "Alternate Tagline File" field on the
  3371.          conference specific settings screen.  RoboMail will select taglines
  3372.          from this file whenever you compose a new message or reply in the
  3373.          conference.
  3374.  
  3375.  
  3376.      Stealing Taglines
  3377.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3378.          RoboMail helps you to steal taglines from the messages you read by
  3379.          "Grabbing" them from the currently displayed message.  To do this,
  3380.          make sure the message text selection bar is toggled on (press
  3381.          [Scroll Lock] if it's not) and highlight the line of the message
  3382.          containing the tagline you want.  Press the [G] key and RoboMail
  3383.          will allow you to edit the line to remove any unwanted parts before
  3384.          saving it to your active tagline file.
  3385.  
  3386.  
  3387.      MAINTAINING YOUR MESSAGE DATABASE
  3388.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3389.  
  3390.      RoboMail also provides a suite of commands for bulk manipulation of
  3391.      assigned archive actions as well as global processing of marked
  3392.      messages.  This section details the processing commands which can be
  3393.      used in interactive and unattended (command line) mode.
  3394.  
  3395.  
  3396.      Bulk Marking
  3397.      ~~~~~~~~~~~~
  3398.          Press the bulk marking hot key, [F4], from the control panel to
  3399.          assign archive actions to large groups of messages from a single
  3400.          mail system.  The two sets of radio buttons on the bulk marking
  3401.          dialog box allow you to specify the class of messages (personal,
  3402.          recent, archive or chron) that you would like to modify, as well as
  3403.          the archive action to assign.
  3404.  
  3405.          By default, the bulk marking process will not touch any message
  3406.          which already has an archive action assigned.  To override this
  3407.          capability and assign the desired action to all the messages in the
  3408.          specified message class, select the "Replace existing assignments"
  3409.          check box.
  3410.  
  3411.          If you have changed the number of aging days on one or more
  3412.          conference configuration screens and want to update the age days
  3413.          currently assigned to the specified messages, select the "Update
  3414.          age days with default" check box.
  3415.  
  3416.          To perform bulk updates of the archive actions assigned to messages
  3417.          in a single conference, press [F4] at the message view screen to
  3418.          access the "Bulk Action Assignment" dialog box.  Start by
  3419.          specifying the messages that you would like to update.  Select ALL
  3420.      _______________________________________________________________________
  3421.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 54
  3422.  
  3423.  
  3424.          to modify the action assignments of every message in the
  3425.          conference, or MARKED FOR... to specify messages which already have
  3426.          particular archive actions assigned.  Next, specify the new archive
  3427.          action (Age, Keep, Discard or None) to assign to the selected
  3428.          messages.  If you would also like to update the age days currently
  3429.          assigned to the selected messages, select the UPDATE AGE
  3430.          DAYS check box and fill in the new number of age days in the space
  3431.          provided.
  3432.  
  3433.  
  3434.      Bulk Processing
  3435.      ~~~~~~~~~~~~~~~
  3436.          Although most message processing is done via the assisted
  3437.          reading mode or auto-pilot while reading mail, there may be times
  3438.          when you want to process a large number of messages all at once.
  3439.          To do this, go to the control panel screen and press the
  3440.          message processing hot key, [F5].  RoboMail will present a menu
  3441.          with the following options:
  3442.  
  3443.              ■   Recent <system> messages
  3444.              ■   All <system> messages
  3445.              ■   Recent messages from all systems
  3446.              ■   All messages from all systems
  3447.  
  3448.          Highlight the option you want to execute and press [Enter] to
  3449.          start the message processing.  To bulk process all messages in your
  3450.          RoboMail database in unattended mode, use the /r command line
  3451.          switch.
  3452.  
  3453.  
  3454.      Discarding Aged Out Messages
  3455.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3456.          Archive messages which have "aged out" are not automatically
  3457.          deleted by RoboMail.  Instead, they remain in the archive as
  3458.          candidates for recycling during the message importing process.
  3459.          During importing, RoboMail always looks into the archives for aged
  3460.          out messages before making the decision to add a new record to the
  3461.          database.  If an aged out message record is found, it is used to
  3462.          hold the new incoming message.
  3463.  
  3464.          Under normal circumstances, this method provides a maximum visible
  3465.          lifespan for your archived messages without requiring a great deal
  3466.          processing time maintaining the message archives.  However, there may
  3467.          be times when your message archives are abnormally large, and you
  3468.          may want to remove aged out messages from the archives immediately.
  3469.          If you decide you want to do this, place the control panel cursor
  3470.          on the row for the system you want to process and press [Alt-F4].
  3471.          When you do this, RoboMail will begin looking through the system's
  3472.          archive for messages that are aged out.  (Remember that a message
  3473.          is considered aged out when the message date plus the number of age
  3474.          days assigned to the message is earlier than the current date).
  3475.  
  3476.          If any aged out message are found, they will have "Discard"
  3477.      _______________________________________________________________________
  3478.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 55
  3479.  
  3480.  
  3481.          assigned as their archive action, and RoboMail will ask for
  3482.          permission to process the discarded messages out of the system's
  3483.          archive.  Use the /a /r command line switches if you would like to
  3484.          perform this process in unattended mode.
  3485.  
  3486.  
  3487.      Packing Your Data Files
  3488.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3489.          "Packing" refers to the process of permanently removing all the
  3490.          disk space consumed by "deleted" data from a database.  RoboMail
  3491.          keeps a strict watch on all discarded data within your message
  3492.          database and will efficiently recycle it during the message
  3493.          importing process.  For this reason, packing RoboMail's data files
  3494.          is not normally necessary.
  3495.  
  3496.          For times when you are attempting to free up as much disk space as
  3497.          possible, or if you are making a conscious effort to permanently
  3498.          reduce the number of messages in your RoboMail database, RoboMail
  3499.          provides a set of routines for packing its data files.  Press [P]
  3500.          from the control panel screen to call up a menu of available
  3501.          packing options:
  3502.  
  3503.              PACK MESSAGE HEADERS ONLY (DBF) -- This option minimizes the
  3504.              disk space consumed by your the "message headers" in your
  3505.              database.  The effected files are MSGS.DBF and MSGS.CMX.  This
  3506.              option is relatively fast and may result in slightly improved
  3507.              performance if you have a very large number of "Discarded"
  3508.              messages in your database.  Use the /p switch to initiate this
  3509.              process from the command line.
  3510.  
  3511.              PACK VARIABLE LENGTH TEXT (DBV) -- This option removes
  3512.              recyclable space from the ROBOMAIL.DBV file.  This file
  3513.              contains the vast majority of data in your RoboMail database.
  3514.              All message text, BBS screens, bulletins and address book notes
  3515.              are contained in this file.  Since this file is the largest
  3516.              part of your RoboMail installation, packing it can yield the
  3517.              greatest reduction in disk space consumed.  You should pack
  3518.              this file only when you suspect that the total number of
  3519.              non-discarded messages in your database has been significantly
  3520.              reduced.  Packing this file requires free disk space matching
  3521.              the size of your ROBOMAIL.DBV file and, depending on the speed
  3522.              of your computer and the size of your DBV file can take a
  3523.              significant amount of time.  use the /v switch if you want to
  3524.              initiate this process from the command line.
  3525.  
  3526.              PACK SUPPLEMENTAL DATA -- This option is almost never required
  3527.              and will result in only very modest space savings.  However, it
  3528.              is very fast!  "Supplemental" data includes items such as your
  3529.              attachment directory, address book and BBS system configuration
  3530.              data.  There is no command line switch for this option.  Since
  3531.              it is so fast, it will always be performed whenever you use the
  3532.              /p switch mentioned above.
  3533.  
  3534.      _______________________________________________________________________
  3535.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 56
  3536.  
  3537.  
  3538.              PACK EVERYTHING -- To absolutely remove all possible recyclable
  3539.              space from your RoboMail database, use the following command
  3540.              line switches:
  3541.  
  3542.                  RoboMail /a /r /p /v
  3543.  
  3544.              Add /q to the command line if you want RoboMail to return to
  3545.              DOS after processing.
  3546.  
  3547.  
  3548.      Viewing the Database Status Screen
  3549.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3550.          Press [D] from the control panel screen for a concise summary of
  3551.          your RoboMail message data.  You can use this screen to help you
  3552.          determine the potential benefit of packing your database.  If the
  3553.          number of "recyclable" messages greatly exceeds your normal message
  3554.          flow, then you may want to consider packing your databases as
  3555.          indicated above.
  3556.  
  3557.  
  3558.      Message Management Tips
  3559.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3560.  
  3561.          ■   Set up conferences you don't care about keeping a record of to
  3562.              default to "Discard" or "Age 0 Days" status.  Assigning discard
  3563.              status to a message means that it will be permanently lost when
  3564.              you "process" the messages.  For this reason, some users prefer
  3565.              "Age 0 days" to discard status because this moves messages into
  3566.              the archive as a holding area for recycling, where they can
  3567.              still be viewed up until the time the message import process
  3568.              reclaims them.  The only downside to this approach is that
  3569.              message importing will be slightly less efficient and your
  3570.              ROBOMAIL.DBV file may grow larger than it would if you always
  3571.              assigned Discard status to messages you don't want to keep
  3572.              around.
  3573.  
  3574.          ■   Set up conferences you do care about to "Age xx Days" where xx
  3575.              is the number of days worth of messages (based on the message
  3576.              date, not the import date!) to keep.
  3577.  
  3578.          ■   Only use "Keep" as a default archive action on conferences that
  3579.              you really, really want to keep.  If you do this, then be
  3580.              ruthless about overriding the default archive action while
  3581.              reading messages if a message doesn't look like something you
  3582.              will be caring about.
  3583.  
  3584.          ■   Think of the "Archive" message class as a self maintaining
  3585.              folder for each defined conference.  Avoid creating folders
  3586.              which match the name of a conference.  This duplicates data.
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.      _______________________________________________________________________
  3592.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 57
  3593.  
  3594.  
  3595.      RUNNING ROBOMAIL BY COMMAND LINE SWITCHES
  3596.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3597.  
  3598.      RoboMail provides a variety of command line switches to help you move
  3599.      processing and maintenance events to times when you will not be using
  3600.      your computer for other tasks.  Type "ROBOMAIL /?" at the DOS prompt to
  3601.      display the following table of command line options:
  3602.  
  3603.           ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3604.           ║               ROBOMAIL COMMAND LINE SWITCHES                  ║
  3605.           ╠═══════════════════════════════════════════════════════════════╣
  3606.           ║  /Q          Quit to DOS after processing  (unattended mode)  ║
  3607.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3608.           ║  /I<file>    Import QWK packet <file>                         ║
  3609.           ║  /I          Import all QWK packets in incoming directory     ║
  3610.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3611.           ║  /E<ID>      Export all OutBox messages for a system          ║
  3612.           ║  /E          Export OutBox messages for all systems           ║
  3613.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3614.           ║  /A          Mark all aged-out messages for deletion          ║
  3615.           ║  /R          Process all marked messages                      ║
  3616.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3617.           ║  /F          Pack just the message text (FPT) file            ║
  3618.           ║  /V          Pack just the auxiliary text (DBV) file          ║
  3619.           ║  /P          Pack all data files (except DBV)                 ║
  3620.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3621.           ║  /O          Search and destroy all orphaned messages         ║
  3622.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3623.           ║  /L<file>    Log command line results to <file>               ║
  3624.           ╟───────────────────────────────────────────────────────────────╢
  3625.           ║  /M          Force monochrome mode  (disable VGA font tricks) ║
  3626.           ║  /C          Force color mode                                 ║
  3627.           ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  3628.  
  3629.      For example, if you use Robocomm to collect and send your mail packets
  3630.      and have an agenda called MAILRUN to do the work, the following batch
  3631.      file would handle exporting of your outgoing mail to a reply packet,
  3632.      executing the agenda for moving the mail, importing of received packets
  3633.      and would log the whole thing to your Robocomm.log file.
  3634.  
  3635.      @ECHO OFF
  3636.      rem MAILRUN.BAT
  3637.      rem ───────────
  3638.      rem
  3639.      rem  Sample batch file to demonstrate how you can use Robocomm and RoboMail
  3640.      rem  together to handle all of your mail exporting, gathering, sending and
  3641.      rem  importing automatically and unattended. :)
  3642.      rem
  3643.      rem  This batch file assumes:
  3644.      rem
  3645.      rem         Robocomm is installed in \ROBOCOMM
  3646.      rem         RoboMail is installed in \ROBOMAIL
  3647.      rem         Your Robocomm agenda used to move mail is called MAILRUN
  3648.      _______________________________________________________________________
  3649.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 58
  3650.  
  3651.  
  3652.      rem
  3653.      rem  A nice feature of this approach is that RoboMail will write
  3654.      rem  into your Robocomm log file indicating its progress with mail
  3655.      rem  processing
  3656.      rem
  3657.  
  3658.      rem export all outbox messages
  3659.      cd \robomail
  3660.      robomail /E /L\ROBOCOMM\ROBOCOMM.LOG /Q
  3661.  
  3662.      rem run robocomm to deliver/get the mail
  3663.      cd \robocomm
  3664.      robocomm /aMAILRUN /R
  3665.  
  3666.      rem import all received mail
  3667.      cd \robomail
  3668.      robomail /i /L\ROBOCOMM\ROBOCOMM.LOG /q
  3669.  
  3670.      rem If you're not going to be around, why not minimize RoboMail's
  3671.      rem data files?
  3672.      robomail /a /r /v /p /q /L\ROBOCOMM\ROBOCOMM.LOG
  3673.      rem all done!
  3674.  
  3675.      Command Line Examples
  3676.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3677.  
  3678.          RoboMail /i /q
  3679.  
  3680.              Import all mail, return to DOS
  3681.  
  3682.          RoboMail /e /q
  3683.  
  3684.              Export all mail, return to DOS
  3685.  
  3686.          RoboMail /a /r /v /p /q
  3687.  
  3688.              Make all RoboMail data files as small as possible and
  3689.              return to DOS.
  3690.  
  3691.          RoboMail /iGROUPONE /lGROUPONE.LOG
  3692.  
  3693.              Import mail from GROUPONE BBS and log results to the
  3694.              GROUPONE.LOG file.
  3695.  
  3696.          RoboMail /e /p /q
  3697.  
  3698.              Export all OutBox messages, minimize the MSGS.DBF file and
  3699.              quit back to DOS.
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.      _______________________________________________________________________
  3706.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 59
  3707.  
  3708.  
  3709.      THE ROBOMAIL ENVIRONMENT VARIABLE
  3710.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3711.  
  3712.      You can control certain aspects of RoboMail's memory management via its
  3713.      DOS environment variable, ROBOMAIL.  You should try running RoboMail
  3714.      without a ROBOMAIL environment variable at first until you are
  3715.      confident that everything is working properly.  Setting a ROBOMAIL
  3716.      environment variable is not required and should only be attempted by
  3717.      individuals who are familiar with memory management terminology, or who
  3718.      need to disable ertain features for compatibility. The format of the
  3719.      ROBOMAIL environment variable is:
  3720.  
  3721.          ROBOMAIL=<command>;<command>;<command>...
  3722.  
  3723.      The available commands are:
  3724.  
  3725.          E:nnn       Specifies the amount of expanded (EMS) memory (in
  3726.                      kilobytes) used by RoboMail for virtual memory and index
  3727.                      buffering operations.  The default is 1024 (1 megabyte)
  3728.                      and the maximum allowable value is 32 megabytes.
  3729.  
  3730.          /OP0        Disable the use of the EMS pageframe for overlay
  3731.                      management.  By default, RoboMail will use your EMS
  3732.                      pageframe for its overlay transfer and management area.
  3733.                      This frees 50K of memory for use by the program.  If
  3734.                      you encounter problems while RoboMail is running and
  3735.                      you suspect an incompatibility with RoboMail's usage of
  3736.                      the EMS pageframe, please specify this option.
  3737.  
  3738.          /OU1        Use a UMB for overlay management.  This command will
  3739.                      also free up 50K of conventional memory, but can only be
  3740.                      used on compatible systems with an unused UMB at least
  3741.                      50K in size (rare indeed).
  3742.  
  3743.          /CX100%     Speeds up operations slightly by setting up an overlay
  3744.                      cache in XMS memory.  Make sure to specify the "%"
  3745.                      twice if you are setting this variable in a batch file.
  3746.                      USE WITH CAUTION -- remove this switch if you encounter
  3747.                      any problems.
  3748.  
  3749.          /CE100%     Speeds up operations slightly by setting up an overlay
  3750.                      cache in EMS memory.  Make sure to specify the "%"
  3751.                      twice if you are setting this variable in a batch file.
  3752.                      USE WITH CAUTION -- remove this switch if you encounter
  3753.                      any problems.
  3754.  
  3755.          DEBUG       Provides enhanced error and memory status reporting
  3756.                      services.
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.      _______________________________________________________________________
  3763.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 60
  3764.  
  3765.  
  3766.      Environment Variable Examples
  3767.      ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  3768.  
  3769.          SET ROBOMAIL=E:512;/OP0
  3770.  
  3771.              Use 512K of EMS for virtual memory and disable the usage of the
  3772.              EMS page frame for overlay data.  QEMM users with "stealth"
  3773.              active or network workstations using the EMSNETX drivers may
  3774.              require this setting.
  3775.  
  3776.          SET ROBOMAIL=E:2048;CX100%%
  3777.  
  3778.              Use 2 megabytes of EMS for virtual memory and buffer the
  3779.              ROBOMAIL.OVL file using XMS memory.  USE WITH CAUTION -- remove
  3780.              the /CX switch if you encounter any problems.
  3781.  
  3782.          SET ROBOMAIL=/OU1;DEBUG
  3783.  
  3784.              Attempt to free up 50K of conventional memory by moving the
  3785.              overlay management buffer to a upper memory block (UMB).  Also,
  3786.              display memory statistics on the control panel screen and
  3787.              report all correctable DBV file errors.
  3788.  
  3789.  
  3790.      PERFORMANCE OPTIMIZATION TIPS
  3791.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3792.  
  3793.      ROBOMAIL LOVES EXPANDED MEMORY!
  3794.  
  3795.          If you can make some expanded memory (EMS) available to RoboMail,
  3796.          you should definitely do so!  Generally, the more EMS available the
  3797.          better.  RoboMail can use up to 32 megabytes of EMS for virtual
  3798.          memory storage.  The default amount that it will use it 1 megabyte.
  3799.          See the "ROBOMAIL=E" environment variable above for more specific
  3800.          details.
  3801.  
  3802.          If you are running a 386 or better machine with DOS's EMM386 for
  3803.          memory management, check the EMM386 line of your CONFIG.SYS file
  3804.          for the NOEMS switch.  If you have this switch specified, you might
  3805.          want to try running RoboMail with the NOEMS switch removed.  This
  3806.          will tell EMM386 to provide EMS memory, which RoboMail can use for
  3807.          it's virtual memory operations.
  3808.  
  3809.      PROGRAM SWAPPER PERFORMANCE
  3810.  
  3811.          Any EMS memory used by RoboMail for virtual memory is unavailable
  3812.          to the program swapper routines that are run whenever RoboMail
  3813.          needs to execute an outside program. Running an external editor and
  3814.          importing messages are examples of these times.  If you give all of
  3815.          your available EMS memory to RoboMail via the ROBOMAIL=E parameter
  3816.          (1 megabyte is used by default), then the program swapper will need
  3817.          to use the disk for swapping, which can be slow.  Ideally, you
  3818.          should try to set your ROBOMAIL environment variable so that at
  3819.      _______________________________________________________________________
  3820.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 61
  3821.  
  3822.  
  3823.          least 256K of EMS or XMS remain available after the program has
  3824.          started.  This will give the swapper some memory to use when
  3825.          shelling to outside programs.
  3826.  
  3827.      ROBOMAIL LOVES CONVENTIONAL MEMORY!
  3828.  
  3829.          Although RoboMail will run fine in as little as 520K of
  3830.          conventional memory, doing so will create a need for a great deal
  3831.          of "virtual memory" activity.  If no EMS is available, this
  3832.          involves using the hard disk for a data buffer and this can be a
  3833.          significant drag on performance.  the general rule is that you
  3834.          should give RoboMail as much "conventional" memory as possible.
  3835.  
  3836.  
  3837.      ROBOMAIL LOVES A NON-FRAGMENTED DISK!
  3838.  
  3839.          Depending on your mail reading habits, RoboMail's data files can
  3840.          grow very large.  Unfortunately, DOS does not do a very good job of
  3841.          managing the way large files are placed on the hard disk.  After
  3842.          repeated use under DOS, your RoboMail data files will become
  3843.          "fragmented" and your hard disk will have to do a lot of extra work
  3844.          to access the various parts of the files, as requested by RoboMail.
  3845.          Regular use of a disk defragmenting utility will provide a
  3846.          significant performance boost to applications, like RoboMail, which
  3847.          access large data files.
  3848.  
  3849.  
  3850.      INSTALL A DISK CACHE UTILITY
  3851.  
  3852.          A disk cache program will be very helpful.  RoboMail does a
  3853.          tremendous amount of disk i/o during the mail importing and
  3854.          database packing processes.  Delayed, lazy or staged writes will
  3855.          provide a very significant performance boost, but should only be
  3856.          used if you are sure your computing environment, including your
  3857.          RoboMail installation is "stable."
  3858.  
  3859.  
  3860.      ROBOMAIL LOVES OS/2!
  3861.  
  3862.          IBM's OS/2 operating system provides an ideal environment for
  3863.          RoboMail use.  Here's a quick rundown of why:
  3864.  
  3865.              ■   OS/2's Preemptive multi-tasking means large mail imports
  3866.                  and database maintenance operations can be run in the
  3867.                  background.  Also, RoboMail is "OS/2 aware" and will yield
  3868.                  time slices to OS/2 while it is waiting for user input.
  3869.  
  3870.              ■   OS/2's Super-FAT and HPFS filing systems provide
  3871.                  significantly enhanced data access speeds and integrity.
  3872.                  HPFS significantly reduces fragmentation of RoboMail's data
  3873.                  files.
  3874.  
  3875.              ■   OS/2 can provide DOS sessions custom-tailored to RoboMail's
  3876.      _______________________________________________________________________
  3877.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 62
  3878.  
  3879.  
  3880.                  needs.  Large amounts of conventional memory coupled with
  3881.                  EMS for VM activity and XMS for session swapping provide an
  3882.                  ideal memory environment.
  3883.  
  3884.  
  3885.      ALL GOOD THINGS IN MODERATION
  3886.  
  3887.          Understand the limits of your machine.  RoboMail's database engine
  3888.          is very fast, but it's not magic.  Since there is virtually no
  3889.          limit to the number of messages that RoboMail can manage in its
  3890.          database, the only practical limit becomes the capacity of your
  3891.          machine.  If you become dissatisfied with RoboMail's performance,
  3892.          re-adjust your aging parameters to reduce the number of messages in
  3893.          your database.  Use the [Alt-F4] key at the control panel or the /A
  3894.          command line switch to immediately discard "aged-out" messages.
  3895.  
  3896.          Also, remember that RoboMail's databases are extremely
  3897.          self-maintaining.  There is very little need for regular "Packing"
  3898.          of the databases.  The only time you should really need to pack is
  3899.          when you have significantly reduced the total number of messages in
  3900.          your database.
  3901.  
  3902.  
  3903.      KEEPING A GOOD BACKUP
  3904.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3905.  
  3906.      Although RoboMail has been thoroughly tested and was developed with
  3907.      data integrity as a top priority, you should always keep a good backup
  3908.      of your RoboMail data.  The message database you develop over time may
  3909.      become very valuable to you.  And, depending upon the amount of mail
  3910.      you read, the data files managed by RoboMail can become very large.
  3911.      It's very likely that the largest single files you find on your hard
  3912.      disk will be created by RoboMail.  The size of these files will make
  3913.      them more likely to become damaged in the event of a minor hard disk or
  3914.      file system fault on your machine.  Please make a full backup of your
  3915.      RoboMail data a regular part of your regular PC maintenance routine.
  3916.  
  3917.  
  3918.      TROUBLE SHOOTING
  3919.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3920.  
  3921.      If you ever experience an abnormal exit while using RoboMail, it is
  3922.      very important that you re-boot your machine, then run a disk
  3923.      verification utility before attempting to restart RoboMail.  If
  3924.      RoboMail does not quit via its standard shut down routines, it is
  3925.      likely that your mail data files will still be "open." Attempting to
  3926.      reuse the RoboMail files before rebooting and running a file system
  3927.      verification utility like DOS's CHKDSK program can result in data
  3928.      integrity problems.
  3929.  
  3930.      If RoboMail has been "Hanging" or you are experiencing other
  3931.      difficulties which are causing the program to exit abnormally, it's
  3932.      possible that there may be an incompatibility between RoboMail's usage
  3933.      _______________________________________________________________________
  3934.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 63
  3935.  
  3936.  
  3937.      of expanded (EMS) memory and your memory manager or other TSR programs.
  3938.      If you suspect that this may be the problem, please disable RoboMail's
  3939.      usage of the EMS pageframe be adding ";/OP0" to the end of your
  3940.      ROBOMAIL environment variable.  If you do not have a ROBOMAIL
  3941.      environment variable in use at the moment, please add the following
  3942.      line to the end of your AUTOEXEC.BAT file:
  3943.  
  3944.              SET ROBOMAIL=/OP0
  3945.  
  3946.      If you change your AUTOEXEC.BAT file, please make sure to re-boot
  3947.      before starting RoboMail again so the variable will be in place.  If
  3948.      difficulties persist, try the following environment variable:
  3949.  
  3950.              SET ROBOMAIL=E:0;/OP0
  3951.  
  3952.      If you are encountering difficulties when RoboMail shells to DOS or
  3953.      when RoboMail attempts to run an outside utility, try disabling one or
  3954.      both of the "Allow Program swap to XMS" and "Allow Program swap to EMS"
  3955.      options onthe system settings configuration screen.  Depending on the
  3956.      TSRs installed on your machine, you may also need to set the
  3957.      ROBOMAIL=/OP0 environment variable.
  3958.  
  3959.      If you have added the /OU1, /CX or /CE parameters to your ROBOMAIL
  3960.      environment variable and you begin experiencing problems, please remove
  3961.      the parameters before re-starting RoboMail.
  3962.  
  3963.      Another possible source of difficulty results from disabling DOS's
  3964.      STACKS facility.  If you are experiencing difficulties running RoboMail
  3965.      and you have a STACKS=0,0 in your CONFIG.SYS file,please change the
  3966.      line to STACKS=9,256 and re-boot your machine before re-starting
  3967.      RoboMail.
  3968.  
  3969.      Under some circumstances, certain memory resident utilities
  3970.      (particularly "virus checker" utilities) have been found to interfere
  3971.      with RoboMail's operations.  RoboMail is a sophisticated program which
  3972.      fully exercises your computer's memory and disk subsystems.  Because of
  3973.      this, it is more sensitive to conflicts than many other programs.  If
  3974.      you encounter problems and have TSR (terminate and stay resident)
  3975.      programs loaded at the same time as RoboMail, please try running a
  3976.      "clean" session without any of your TSR utilities loaded.  After
  3977.      verifying that RoboMail runs properly without the utilities, add your
  3978.      TSRs back one at a time until you isolate the TSR utility that is
  3979.      causing the incompatibility.
  3980.  
  3981.  
  3982.      ACKNOWLEDGMENTS
  3983.      ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  3984.      Many heartfelt thanks go out to the fearless RoboMail beta testers
  3985.      who worked for so long making suggestions and chasing down some of
  3986.      the most esoteric compiler bugs any of us had ever seen.  You'll
  3987.      recognize the RoboMail beta squad by the "B" in their serial
  3988.      numbers.   Thanks also to John Kwasnik.  His ANSI artistry
  3989.      livens up the TUTORIAL.QWK packet.
  3990.      _______________________________________________________________________
  3991.      RoboMail 1.0 User's Guide                                       Page 64
  3992.